Anforderungen an einen virtuellen Datenraum

An sichere digitale Datenräume werden hohe Datenraumanforderungen gestellt. Durch eine Versiegelung sind Datenräume so sicher, einfach und günstig wie noch nie. Historisch wurde der Begriff „Datenraum“ in Zusammenhang mit Verkäufern und Ankäufen von Unternehmen und Unternehmensteilen (Merger & Acquisition, M&A) geprägt.

Es wurde ein gut bewachter Raum eingerichtet, in dem alle Dokumente abgelegt wurden, die für eine so genannte Due Dilligence, d.h. eine Buchprüfung und Firmenanalyse, benötigt werden. Der Begriff Due Dilligence stammt aus dem US-amerikanischen Kapitalmarktrecht, Securities Acts aus dem Jahre 1933 und dem Securities Exchange Act aus dem Jahre 1934.

Aus Diskretionsgründen wird dieser sog. Data Room meist nicht beim Verkäufer, sondern an einer neutralen Stelle bei einem M&A Berater eingerichtet. Die Gruppe von Personen, die zum Datenraum Zutritt erhielten, wurde genau definiert und Anwesenheiten durch ein Bewachungspersonal genau registriert und dokumentiert.

Wenngleich solche physischen Datenräume immer noch zur Anwendung kommen, haben sich virtuelle Datenräume weit verbreitet. Insbesondere die weitaus geringeren Kosten sowie die Möglichkeit, Dokumente ohne Anreise einsehen und bearbeiten zu können, geben den virtuellen Datenräumen den Vorzug.

• die Anwesenheit im Datenraum wird dokumentiert,
• unbefugtes Betreten wird verwehrt und
• das unautorisierte Entwenden und Kopieren von Dokumenten wird unterbunden.

• Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente eingestellt werden,
• Erinnerungen, dass noch „ungelesene“ Dokumente vorhanden sind,
• Einrichten mehrerer Datenräume mit unterschiedlichen Kreisen von Zutrittsberechtigten,
• formale und informelle Kommunikation zwischen verschiedenen Zutrittsberechtigten im Datenraum-Kontext.

Durch diese Vielfalt an Funktionen verbreiten sich virtuelle Datenräume weit über die Anwendung für M&A hinaus auf Anwendungen für firmenübergreifende Projekte, organisationsübergreifende Teams und generell auf elektronische Kommunikation, die einer sorgfältigen Dokumentation bedarf: z.B. zwischen Auftragnehmer und Kunde, Anwalt und Mandant oder zwischen Anwälten verschiedener Parteien usw.

idgard hat sich generell zum Ziel gesetzt, Bedienerfreundlichkeit mit Sicherheit zu kombinieren. Sicherheit kann nur dann erreicht werden, wenn der Service für die Nutzer einfach zu nutzen ist. Ein idgard Datenraum lässt sich binnen Sekunden einrichten. Dazu ist nur eine Registrierung nötig und eine Freischaltung im sogenannten „Admin-Bereich“. Bei der Anlegung eines Datenraums, muss nur der Kreis der zugriffsberechtigten Mitglieder bestimmt werden und schon kann es losgehen.

Neben einem Journal, das alle Aktivitäten penibel aufzeichnet, werden Nutzer auch – nach Wunsch stündlich oder täglich – benachrichtigt, sobald sich ein neues, ungelesenes Dokument im Datenraum befindet. Damit die meist sensiblen Dokumente nicht massenhaft heruntergeladen werden können, erhält der Besitzer des Datenraums in solch einem Fall eine Warnung. Detaillierte Zugriffsrechte regeln, wer welche Dokumente nur lesen (view-only) bnzw. herunterladen oder drucken (Wasserzeichen) darf. idgard erfüllt somit alle Anforderungen, die an optimal gesicherte, hinreichend transparente und dennoch günstige Datenräume gestellt werden.