Anwendungsbeispiel
Einbindung von FTP-Servern

1) Anwendungsbeispiel

Nahezu alle Unternehmen stellen gegenwärtig auf neue, Cloud-basierte Kommunikations- und Datenaustauschlösungen um. Dies geschieht i.d.R. aus wirtschaftlichen Gründen, da sowohl Kosten der Infrastruktur als auch Kosten des Betriebs eingespart werden können und zudem Vernetzung ad-hoc hergestellt werden. Diese Dynamik wird von vielen, zunehmend agilen Geschäftsprozessen gefordert. Grundvoraussetzung um diesen Schritt zu gehen, ist allerdings eine sichere und rechtskonforme Cloud-Lösung, denn die Anforderungen an den Datenschutz steigen kontinuierlich. Eine Lösung, die beides bietet, liegt nun mit idgard vor, zertifiziert in der höchsten Schutzklasse 3 nach dem neuen Standard „Trusted Cloud Datenschutzprofil“ der Bundesregierung.

Der Wechsel zur neuen Lösung erfolgt aber nicht in allen Fällen Schlag auf Fall für alle Nutzer gleichzeitig. Nutzer, mit denen bislang via klassischem File Transfer Protokoll (FTP) Daten ausgetauscht wurden, wird ggf. nicht zugemutet unvermittelt auf andere Client-SW bzw. auf einen leicht anderen Arbeitsprozess umzusteigen. Außerdem können Prozesse via FTP maschinell miteinander verbunden sein und es kann vorkommen, dass diese Anbindungen nicht ad-hoc zu ändern sind.

2) Anforderungen

  • Gemeinsame Plattform für Dokumentenaustausch und Transfer von sehr großen Dateien
  • hohe Sicherheit für sensible Daten, die den Bedürfnissen der Geheimhaltung entspricht
  • möglichst einfache Nutzung für alle Anwender, ohne Bedarf an Training
  • verschiedene, abgrenzbare Bereiche für spezielle Arbeitsgruppen
  • Echtzeitbenachrichtigung bei Eingang neuer Dokumente an alle Mitglieder in einer Box
  • sicherer Nachrichtenaustausch zwischen allen Projektbeteiligten
  • Zugriff jederzeit vom PC und auch von mobilen Geräten, wie Smartphone & Tablet, aus
  • Synchronisations-Client, mit oder ohne Verschlüsselung, mit oder ohne Auto-Synchronisation
  • Funktionen zur reibungslosen Zusammenarbeit (One-Click-Sperren, etc.) an gleichen Dokumenten
  • einfache Verwaltung, wie z.B. das Hinzufügen und Entfernen von Teammitgliedern
  • rückstandsfreies Löschen des Arbeitsbereiches nach Abschluss eines Projektes
  • geringe Kosten je Datenraum (zum Schutz von Dokumenten vor unerwünschter Weiterverbreitung)
  • optional: zusätzliche Sicherheit durch eine 2-Faktor-Authentisierung beim Login (idgard Login Card)

Diese Anforderungen werden von idgard erfüllt

und hier zusätzlich:

  • Möglichkeit zur Anbindung von Nutzern mit FTP-Client
  • Schrittweise Überführung dieser Nutzer auf das neue System ist möglich, freie Wahl des „Fahrplans“

3) Lösungsarchitektur

Zusätzlich zum regulären Setup für die Nutzung von idgard wird das Produktivitätswerkzeug Server Edition (PT SE) installiert (Bitte per E-Mail anfragen). Die Installation erfolgt auf einem Windows-Server, von dem aus Zugriff auf das jeweilige FileSystem besteht, indem der bestehende FTP-Server die Dateien ablegt.

Hierfür ist es oft notwendig, dass dieser Server in der Demilitarisierten Zone (DMZ) betrieben wird.

Das Produktivitätswerkzeug wird so konfiguriert (Box-Verknüpfungen), dass jedem FTP-Nutzer (in der Abbildung die Nutzer 1 bis m) eine Box sowie ein Ordner im Bereich des File Systems zugeordnet wird, aus dem er Dateien herunterladen und in das er Dateien hochladen kann. Durch die automatische Synchronisation werden nun die Boxen der Nutzer 1 bis m automatisch mit den Inhalten der Ordner der Nutzer 1 bis m befüllt und stets aktuell abgeglichen.

4) Nutzung mit FTP-Clients

Die Nutzer 1 bis m können also einfach mit ihrem gewohnten FTP-Client Dateien hochladen, sowie bereitgestellte Dateien herunterladen. Die internen idgard-Nutzer k+1 bis n bzw. die externen idgard-Nutzer m+1 bis k können die Inhalte der FTP-Nutzer aus den Boxen der Nutzer 1 bis m lesen (sofern sie zu dieser Box Zugriffsrechte haben), als auch den FTP-Nutzern Dateien zukommen lassen, indem sie diese in die betreffenden Privacy Boxes hochladen.

5) Schrittweise Überführung der FTP-Nutzer zu iDGARD

Sollen nun die FTP-Nutzer zur direkten idgard-Nutzung überführt werden, so kann das jederzeit zeitlich überlappend und je Nutzer individuell erfolgen. Die Lösungsarchitektur stellt keine besonderen Anforderungen an den Migrationsprozess.

6) Weitere Anwendungsfelder für die Produktivitätswerkzeug Server Edition

So einfach, wie in diesem Fall geschildert, können auch in anderen Anwendungsfeldern mit der Server Edition des idgard Produktivitätswerkzeugs Dateien über Organisationsgrenzen automatisch ausgetauscht werden:

  • Zurückspielen von Maschinendiagnosedaten aus verschiedenen Kundenstandorten an die Zentrale
  • Übertragung von Entwicklungs-Unterlagen an Zulieferer
  • Kopplung von zwei Unternehmensanwendungen, durch Synchronisation definierter Verzeichnisse

 

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