eMail-Anhänge einfach & sicher versenden

• Gemeinsame Plattform für sensiblen Dokumentenaustausch und Transfer von sehr großen Dateien
• Hohe Sicherheit für sensible Daten, die sogar den Bedürfnissen der Geheimhaltung entspricht
• Möglichst einfache Nutzung für alle Anwender, ohne Bedarf an Training
• Sicherer Nachrichtenaustausch zwischen allen Projektbeteiligten (E-Mail Compliance)
• Zugriff jederzeit vom PC und auch von mobilen Geräten, wie Smartphone & Tablet, aus
• Optional: zusätzliche Sicherheit durch eine 2-Faktor-Authentisierung beim Login (diese Anforderungen werden von idgard erfüllt)

und hier zusätzlich:

• Möglichst gute Einbindung in die gewohnte Arbeitsweise mit MS-Outlook
• Die Regelungen zur eMail-Archivierung und eMail-Aufbewahrung müssen auch für eMails via idgard eingehalten werden
• Die Lösung muss kundenspezifisch anpassbar sein

(Abb. 1) In der idgard Weboberfläche gibt es nun die Option Boxmail (1), welche einen besonders einfachen und schnellen Weg bietet, einen eMail-Anhang in einer temporären Privacy Box zu versenden.

(Abb. 2) Sie sehen nun ein Fenster, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:

1. 1. Upload der Datei(en)
   2. Gewünschte Lebenszeit der Box
   3. Auswahl des Adressaten via eMail-Adresse
   4. Optional: zusätzliche Sicherheit für die Box durch einen Pass Code

(Abb. 3) Nachdem Klicken der Schaltfläche „Dateien hochladen und Boxmail erstellen“ in Schritt 2) öffnet sich noch einmal die Vorlage Ihrer Mail zur Kontrolle. Sie können optional noch einen Kommentar in die Mailvorlage einfügen.

Drücken Sie „Absenden“ und die Mail wird an Ihren Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, Lotus Notes) übergeben. Sie können die eMail nun versenden.

(Tipp: Sie nutzen einen Webmailer? Kopieren Sie einfach die Mail aus Schritt 3) heraus und fügen Sie diese in Ihren Webmailer ein)

Zusätzlich zum regulären Setup für die Nutzung von idgard im Unternehmen wird das idgard Outlook Add-In installiert. Die Installation kann individuell oder als „silent installation“ mittels zentraler SW-Verteilung erfolgen.

Das idgard Outlook Addin ermöglicht nach einfacher Aktivierung mittels des „idgard Schaltknopfes (Button)“ in Outlook eine in den bekannten Ablauf nahtlos integrierte Arbeitsweise.

Sehr einfache Nutzung

(1a) Sie verfassen wie gewohnt Ihre eMail
(1b) Sie fügen dieser eMail wie gewohnt Anhänge an

(2a) Nun fällt Ihnen auf, dass die eMail schützenswerte Daten enthält; Sie wählen den idgard-Button
(2b) Sie klicken wie gewohnt den Senden-Button

(3a) Sie wählen den Empfänger aus der automatisch erscheinenden Liste der bestehenden Boxen aus
(3b) Und klicken den Button „eMail mit idgard Senden“

(4a) Falls Sie den Empfänger nicht in der Box-Liste finden, klicken Sie auf „Neue Box erstellen“
(4b) Sie geben den Namen des Empfängers ein
(4c) Gegebenenfalls wählen Sie für höhere Sicherheit einen zusätzlichen Pass-Code
(4d) Um die Mail mit dem Zugriffs-Link zum Anhang zu übermitteln, klicken Sie den Button „eMail mit idgard Senden“

Das Outlook Add-In legt bei Empfängern, mit denen man eine gemeinsame Box hat, die eMail + Anhänge in einer idgard-Box ab und idgard versendet eine Benachrichtigungs-eMail an den Adressaten.

Sowohl der Text der eMail als auch die Anhänge werden in der ausgewählten Box in einem Verzeichnis für die eMails und in einem Unterverzeichnis mit dem Namen des Betreffs abgelegt. Der Empfänger kann die eMail mit den Hinweisen aus der Benachrichtigungsmail und ggf. dem Pass-Code aus idgard abholen.

Eingliederung in die Archivierung / Festlegung des Textes der Benachrichtigungs-eMail

Damit diese eMails nicht für die Archivierung Ihrer Organisation verloren gehen, kann optional eingestellt werden, dass eine Kopie der eMail an ein dezidiertes Postfach zur Archivierung gesendet wird.

Außerdem können Sie den für Ihre Anforderungen passenden Text für die Benachrichtigungs-eMail festlegen.