Best Practice: So nutzen Sie iDGARD in Ihrem Unternehmen

Als wir unseren versiegelten Cloud-Service iDGARD auf der CeBIT 2013 präsentiert haben, war er ganz auf sicheren Datenaustausch und geschützte Geschäftskommunikation ausgelegt. Doch inzwischen kann der Dienst so vieles mehr! In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr iDGARD-Premium-Paket in Ihrem Unternehmen produktiv und umfassend einsetzen können.

1. Datenaustausch & Kommunikation

Bleiben wir zunächst kurz beim Datenaustausch: Mit iDGARD lösen Sie Ihre bestehenden FTP- oder Filesharing-Dienste ab. Nutzen Sie iDGARD bequem wie eine klassische Public Cloud direkt im Browser oder via App auf Ihrem Mobilgerät – aber auf einem Sicherheitsniveau, das das anderer Business Clouds weit übertrifft! Unsere patentierte Sealed-Cloud-Technologie sorgt mit rein technischen Maßnahmen dafür, dass Ihre Daten jederzeit zuverlässig vor unbefugten Zugriffen geschützt sind.

>> hier finden Sie eine Übersicht zu den verschiedenen Anwendungsfällen

Zusatzfunktionen für mehr Komfort und Sicherheit

Öffnen und bearbeiten Sie Dokumente und spielen Sie Videos direkt in der Cloud ab. Praktische Zusatzfunktionen sorgen für noch mehr Komfort und Sicherheit: „Sealed Backup“ bietet mit seinen versiegelten Sicherungskopien Schutz vor Datenverlust. Beispielsweise dann, wenn Sie versehentlich wichtige Dokumente löschen oder wenn technische Probleme auftreten. Und Sealed Anti-Virus prüft Ihre Dateien unmittelbar nach dem Upload innerhalb der versiegelten Infrastruktur auf Viren. Und das, noch bevor andere Nutzer die Daten herunterladen können.

„iDGARD erfüllt neben unseren strengen internen Anforderungen an einen vertraulichen Datenaustausch auch die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben. Daher können wir mit iDGARD erstmal auch hochvertrauliche Informationen sicher mit anderen Partnern wie Krankenkassen, einweisenden Ärzten und unseren Wirtschaftsprüfern austauschen.“

Matthias Buchthal, Sportklinik Stuttgart GmbH

Daten synchronisieren

Über das Produktivitätswerkzeug können Sie Dokumente offline direkt an Ihrem PC bearbeiten und diese anschließend automatisch synchronisieren. Für eine noch nahtlosere Integration in Ihren Arbeitsplatz bietet iDGARD Add-ins für Microsoft Office und Outlook. So können Sie schützenswerte Daten bequem über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus versenden.

Versiegelte Kommunikation

Nutzen Sie iDGARD nicht nur als Cloud-Dienst für den Datenaustausch: Dank der integrierten Chat- und Notizfunktion kommunizieren Sie über die Sealed Cloud abhörsicher mit Kunden, Kollegen Mandanten und Partnern. Gleichzeitig reduzieren Sie Ihr E-Mail-Aufkommen. Dadurch, dass iDGARD Box-Mitglieder selbstständig informiert, wenn neuen Daten für sie bereitliegen, sparen Sie sich viele manuelle Benachrichtigungen.

2. iDGARD in Ihren Unternehmensfarben

Als iDGARD-Premiumkunde haben Sie die Möglichkeit, iDGARD individuell zu gestalten:

  1. Binden Sie Ihr eigenes Unternehmenslogo ein!
  2. Passen Sie die Farben der Weboberfläche an Ihre Unternehmensfarben an!

Auf diese Weise signalisieren Sie Mitarbeitern, Partnern und Kunden, dass Ihre Organisation das Portal zum Datenaustausch zur Verfügung stellt.

>Weitere Informationen zu den Individualisierungsmöglichkeiten finden Sie hier

3. Projekt- und Datenräume

Neben den bewährten Privacy-Boxen bietet iDGARD auch eine hochsichere Datenraum-Lösung. Nutzen Sie die digitalen Datenräume als gemeinsame Datenablage bei Projekten, Prüfprozessen oder zur geschützten Geschäftskommunikation – auch unternehmensübergreifend. Die Terminabstimmung macht den Dienst zu einem vollwertigen Tool für die Online-Zusammenarbeit.

Verbreitungsschutz

Falls Sie sich fragen, wie Sie vertrauliche Dokumente und Dateien gegen unerwünschte Verbreitung schützen können: Die virtuellen iDGARD-Datenräume bieten dafür nützliche Funktionen, z. B. ein revisionssicheres Journal. Dieses hilft Ihnen dabei, alle Vorgänge und Zugriffe im Datenraum lückenlos nachvollziehen zu können.  Es kann im Nachhinein weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Für PDF-Dokumente gibt es dynamische Wasserzeichen: Datum, Uhrzeit und Name der Person, die das Dokument herunterlädt, werden quer über das PDF gedruckt. Auf diese Weise ist eine anonyme Weitergabe von Dateien erschwert.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für Dateien, Dokumente und Nachrichten festzulegen, in welchem Zeitraum sie zum Download bereit stehen. Sie können das Herunterladen von Dateien ganz verbieten oder Dokumente nur zur Ansicht freigeben.

 „iDGARD mit seinen revisionssicheren Datenräumen hat sich als die einfachste Option erwiesen, Mandanten und Beratern den Zugang zu den nötigen Unterlagen zu gewähren. Ein Datenraum ist mit wenigen Klicks eingerichtet und steht unmittelbar zur Verfügung.“

Markus Vehlow, PricewaterhouseCoopers AG

 4. Archivierung

Für viele geschäftliche Unterlagen besteht nicht nur aus unternehmerischer Sicht, sondern auch aus gesetzlicher Verpflichtung der Bedarf zur Archivierung. Das betrifft u. a. buchführungsrelevante Daten und Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Buchungsbelege.

iDGARD bietet für genau diese Zwecke eine Archivierungsfunktion: Daten können in einem Datenraum archiviert werden. Einen „Archiv-Datenraum“ können Sie mit wenigen Klicks aus einem „normalen“ Datenraum erstellen. Alle darin enthaltenen Dokumente sind nach dem Hochladen nicht mehr löschbar, ein Journal zeichnet außerdem auch hier alle Aktivitäten revisionssicher auf. Zugriffe und Einsichten in der Archivbox bestimmen Sie.

5. Weitere Premium-Features

Neben den eben genannten Funktionen gibt es zahlreiche weitere Features. Buchen Sie diese zu Ihrem iDGARD-Premium-Paket hinzu!

2-Faktor-Authentifizierung

Die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt für das Extra-Maß an Sicherheit: Durch ein zusätzliches PIN-Verfahren wird sichergestellt, dass nur tatsächlich Befugte Zugriff auf die hochsichere Cloud erhalten. Die iDGARD Login Card erzeugt dazu basierend auf der Seriennummer eine Folge von 6-stelligen pseudo-zufälligen Codes (ereignisorientiert). Da die Seriennummer mit Ihrem Account verbunden wird, kann mit hoher Zuverlässigkeit sichergestellt werden, dass die Login Card zu Ihrem Account gehört.

Persönlicher Support

Als Premium-Kunde genießen Sie natürlich Premium-Support: Ihr persönlicher Ansprechpartner beantwortet Ihnen direkt alle Ihre aufkommenden Fragen. Darüber hinaus haben Sie Anspruch auf eine persönliche Online-Schulung, die individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt und entsprechend Ihren Wünschen aufgebaut wird. Unsere Support-Hotline steht indes natürlich  jedem iDGARD-Nutzer kostenlos zur Verfügung.

 „Die Privacy-Boxen des Dienstes IDGARD erfüllen unsere Anforderungen für die Kommunikation mit allen Beteiligten der Bauprojekte. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, sodass auch nicht so versierte Benutzer gut damit umgehen können.“

Henning Peters, Raiffeisenbank eG Heide

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  • Kein Risiko: Der Test läuft automatisch aus.
  • Sie brauchen bei der Anmeldung zum Test keine Zahlungsdaten angeben.

Sie haben Fragen oder möchten uns Ihr Feedback mitteilen? Schreiben Sie uns an: support@idgard.de.

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