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Cloud-Office: Sicherer arbeiten mit iDGARD

Die Zukunft der Arbeit liegt in der Cloud – und ist schon längst keine Zukunftsmusik mehr. Kein Wunder: Relevante Arbeitsabläufe können zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erledigt werden,  Kommunikation und Dokumentenaustausch laufen effizient, der allgemeine Personal- und Zeitaufwand reduziert sich.

Genau diese Vorteile bietet auch Microsoft mit seinem Cloud-Softwarepaket Office 365 und dem Cloud-Datenbankdienst Azure, und nicht wenige Unternehmen nutzen diese Angebote bereits tagtäglich.

Microsoft Azure Deutschland erfüllt seit Januar 2017 sogar die Zertifizierungsnormen für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISO 27001) und den Schutz personenbezogener Daten in Public Clouds (ISO 27018) – damit soll sichergestellt sein, dass Microsoft nicht nur die eigenen Sicherheitsstandards, sondern auch die hierzulande geltenden regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Informationssicherheit einhält.

Und doch: Wenn es um den Datenaustausch und die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten geht, haben viele Administratoren und IT-Verantwortliche nach wie vor Bedenken.

Sensible Daten in der Cloud schützen

Zwar bietet Office 365 gleich mehrere Plattformen, die dafür geeignet scheinen (OneDrive, Sharepoint, Skype for Business, Yammer, etc.). Da bei diesen Diensten allerdings aus Datenschutzgründen jeder einzelne Vernetzungsantrag über die Administratoren des Unternehmens laufen muss, sobald Externe mit einbezogen werden, steigt die Arbeitslast der Admins schnell auf ein kaum noch zu bewältigendes Maß. Wenn hier Fehler gemacht werden, dann haben plötzlich Unbefugte Zugriff auf sensible, firmeninterne Daten. Darüber hinaus können über automatische Upgrades integrierte neue Features auch die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen einzelner Organisationen und Unternehmen verletzen.

Um also bei sensiblen Datenbeständen, bei Teamarbeit und vor allem beim Datenaustausch mit anderen Organisationen oder externen Partnern (d.h. anderen Office-365-Mandanten, Nutzern von Office Classic und anderen Office-Systemen) Sicherheitsrisiken ausschließen zu können, müssen Unternehmen von Anfang an Systeme mit entsprechendem technischem Datenschutz implementieren.

Sicherer Workflow und Datenaustausch – intern und extern

Als Beispiel sei hier der Dienst für Datenaustausch und Zusammenarbeit, iDGARD, erwähnt: Er beinhaltet alle notwendigen Elemente für eine ideale Ergänzung zu MS-Office 365.

So effizient ist die Zusammenarbeit bei Projekten:

Digitale Projekträume fungieren als gemeinsame Datenablage und als Raum zur sicheren Teamarbeit aller Beteiligten, die von überall zugreifen können.

In einem Projektraum kann man

  • wichtige Daten und Dokumente rechtskonform austauschen
  • sicher Nachrichten austauschen und chatten
  • individuell entscheiden, welcher Nutzer welche Rechte haben soll
    (z.B. Löschen oder Upload von Daten, Chatnutzung)

Zu einem Projektraum kann der Verwalter des Raums einzelne Teammitglieder eines Projekts einladen. Dabei ist es egal, ob dieses Mitglied zur gleichen Organisation gehört oder ob es ein Externer ist: Die Sicherheit bleibt in jedem Fall gewährleistet. Und da der Dienst auf der in der EU und den USA patentierten Sealed Cloud-Technologie aufbaut, können ihn auch Geheimnisträger personenbezogener Daten und Träger von Unternehmensgeheimnissen einsetzen.

On- und offline arbeiten                  

Mit dem iDGARD-Produktivitätswerkzeug lässt sich zwischen der Arbeit über das Internet (Cloud work) und der Arbeit am lokalen Gerät (Offline work) wechseln. Nutzer können ihre Dokumente, Nachrichten und Chats vom lokalen Gerät sowie diejenigen, die sie auf Office 365 und iDGARD haben, automatisch synchronisieren: Die Daten werden auf allen Geräten miteinander abgeglichen und stets aktuell gehalten.

Online sind die Dateien in den Projekträumen dank des Sicherheitskonzepts von iDGARD automatisch sicher und verschlüsselt aufbewahrt. Das beinhaltet übrigens auch den umfassenden Schutz gegen Zugriffe des Betreibers von iDGARD oder des Administrators. Zusätzliche Schlüssel zur Sicherung der Daten sind nicht nötig – damit fällt ein Aspekt weg, den Mitarbeiter bei der Verschlüsselung oft als umständlich empfinden. Wer auch bei der Arbeit am lokalen Gerät geschützt sein will, der kann zusätzlich die optionale Offline-Verschlüsselung aktivieren.

Bequem arbeiten mit Add-ins

Für einen sicheren Austausch von Daten mit externen Partnern mittels Sharepoint oder Outlook gibt es bei iDGARD entsprechende Add-ins. Der Austausch zwischen Office 365 und iDGARD erfolgt hier über öffentlich verfügbare Schnittstellen, die Softwareverteilungs-Angebote von Office 365 und die darüber mögliche Einbindung in ein und dieselbe Oberfläche.

Mit den entsprechenden Add-ins lassen sich Schnittstellen von MS Sharepoint und Outlook für die Integration von iDGARD nutzen.

Das Outlook-Add-in beispielsweise kann Outlook sowohl lokal auf dem Client (auf dem Endgerät) als auch zentral in Office 365 ergänzen.  So können Mitarbeiter ihre Mails wie gewohnt verfassen und versenden, wobei sensible Anlagen direkt über iDGARD gelenkt werden.

 Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Neugierig geworden? Testen Sie iDGARD jetzt 30 Tagelang kostenlos. Melden Sie sich unter www.idgard.de/business-registrierung und geben Sie den Bonus-Code 30tage-pb-dav ein.

Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht und schreiben Sie uns an: support@idgard.de

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