Sicheren Datenraum erstellen in iDGARD

Datenraum erstellen: Fix mit wenigen Klicks

Sie haben sich entschieden: Sie wollen einen sicheren Online Datenraum nutzen. Ihn zu erstellen, sollte aber möglichst schnell gehen. Am liebsten mit so gut wie keinem Aufwand! Dann sind Sie bei iDGARD goldrichtig. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie einen digitalen Datenraum erstellen und verwalten.

1. Datenraum-Option buchen

Um einen virtuellen Datenraum erstellen zu können, müssen Sie die Option zunächst zu Ihrem Paket dazu buchen. Dazu benötigen Sie Admin-Rechte.

Abb. 1: Rufen Sie über das Seitenmenü zunächst den Administrationsbereich auf und öffnen Sie die Buchungen.

iDGARD Datenraum Buchung

Abb. 2: Legen Sie nun die Anzahl der benötigten Datenräume fest und bestätigen Sie Ihre Buchung mit einem Klick auf den grünen Butten unten links. (Im Professional-Paket ist bereits ein virtueller Datenraum enthalten.)

iDGARD Datenraum Anlegen

 

2. Datenraum anlegen

Abb. 3: Wenn Sie die Datenraum-Option dazu gebucht haben, können Sie in der Box-Übersicht ganz einfach eine neue Box erstellen. Geben Sie hier als Box-Typ „Datenraum“ an und klicken Sie anschließend auf „Privacy Box erstellen“. Anschließend können Sie einen Namen sowie eine Beschreibung für Ihren Datenraum eingeben sowie Eigenschaften und Berechtigungen verwalten.iDGARD Datenraum Box Menü

 

Abb. 4: Natürlich können Sie auch nachträglich neue Mitglieder hinzufügen und sowohl die Eigenschaften als auch die Berechtigungen innerhalb des data rooms bearbeiten. Klicken Sie hierzu entweder in der Box-Übersicht auf die drei Punkte rechts neben Ihrem Datenraum oder innerhalb des Datenraums auf die drei Punkte rechts oben neben der Suchfunktion. Nun können Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen.

iDGARD Datenraum Einstellungen

Seit Mai 2019 können Sie als Admin jedem Nutzer mit Voll-Lizenz die Rolle „Raumassistent“ zuweisen. Dieser Nutzer kann sich anschließend um die Erstellung, Einrichtung und Organisation der elektronischen Datenräume kümmern. Details dazu finden Sie auf unserer Themenseite.

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Wann sollten Sie einen Datenraum erstellen?

Sie sind noch unentschieden? Dann lassen Sie uns kurz zusammenfassen, wann Sie einen virtuellen Datenraum benötigen: Mit den Funktionen in einem digitalen Datenraum versucht man die Situation in einem physischen Datenraum nachzubilden, d.h.:

  • die Anwesenheit im data room wird dokumentiert,
  • unbefugtes Betreten wird verwehrt und
  • das unautorisierte Entwenden und Kopieren von Dokumenten wird unterbunden.

Darüber hinaus wäre es praktisch, wenn Sie elektronisch weitere Funktionen hinzufügen könnten. Zum Beispiel:

  • Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente eingestellt werden,
  • Erinnerungen, dass noch „ungelesene“ Dokumente vorhanden sind,
  • Einrichten mehrerer Datenräume mit unterschiedlichen Kreisen von Zutrittsberechtigten,
  • formale und informelle Kommunikation zwischen verschiedenen Zutrittsberechtigten im Datenraum-Kontext.

Durch die Vielfalt an Funktionen, die heute bereits in einem digitalen Datenraum existieren, verbreiten sich virtuelle Datenräume weit über die Anwendung für Merger & Acquisitions hinaus. Versuchen Sie ebenfalls, einen data room zu erstellen.

Sie können damit auch

  • firmenübergreifende Projekte realisieren,
  • organisationsübergreifende Teams orchestrieren
  • generell elektronische Kommunikationvorhaben abwickeln, die einer sorgfältigen Dokumentation bedürfen: z.B. zwischen Auftragnehmer und Kunde, Anwalt und Mandant oder zwischen Anwälten verschiedener Parteien usw.

Sehen Sie sich die Palette an Anwendungen für digitale Datenräume im Detail an!

Sicherheit ist Grundvoraussetzung

Ganz nebenbei: Die digitalen Datenräume von iDGARD zeichnen sich durch höchste Sicherheit aus. Sie sind mit der höchsten Schutzklasse (Schutzklasse III) für Cloud-Dienste zertifiziert. Dies verdanken sie der Basistechnologie, der Sealed Cloud.

Lesen Sie, was die iDGARD Datenräume so besonders sicher macht!

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