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Einstellung: Zugriff zeitlich begrenzen

Die Daten, die Sie mit Ihren Kunden, Kollegen oder Partnern teilen, sollen nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar sein? In iDGARD gibt es gleich zwei Möglichkeiten, das zu erreichen. Für beide Methoden brauchen Sie allerdings die Berechtigung, Boxen zu erstellen und zu bearbeiten – sie benötigen also mindestens eine Volllizenz. Mit einer Gastlizenz stehen Ihnen diese Funktionen nicht zur Verfügung.

1. Privacy Box mit zeitlich begrenztem Zugriff

Die einfachste Methode ist das Einrichten einer Privacy Box mit zeitlich begrenztem Zugriff. Dazu erstellen Sie entweder eine neue Box über das Box-Symbol oben rechts in der Navigationsleiste, oder Sie bearbeiten die Eigenschaften einer bereits existierenden Box – das funktioniert aber nur mit Boxen, die Sie entweder selbst erstellt haben oder für die Sie vom Ersteller mit den nötigen Rechten als Verwalter ausgestattet wurden.

Öffnen Sie die Box zunächst und klicken Sie auf das „i“-Symbol oben rechts in der Navigationsleiste. So gelangen Sie in das Menü mit der Box-Beschreibung. Hier wählen Sie nun den Menüpunkt „Eigenschaftehn der Box“ aus.

In diesem Menü können Sie unter anderem den Box-Typ und den zeitlich begrenzten Zugriff einstellen.

Es öffnet sich ein neues Menü, in dem Sie den zeitlich begrenzten Zugriff aktivieren können – setzen Sie dazu einfach den entsprechenden Haken. Haben Sie das getan, können Sie noch festlegen, in welchem Zeitraum der Zugriff möglich sein soll (Datum und Uhrzeit).  Wichtig ist, dass Sie das Datum im richtigen Format eintragen; nutzen Sie dazu bitte die Kalender-Auswahl. Mit einem Klick auf den grünen Speichern-Button unten rechts werden die Änderungen übernommen – fertig.

Wenn Sie den zeitlich begrenzten Zugriff aktiviert haben, können diejenigen Personen, mit denen Sie Ihre Box geteilt haben, nur innerhalb des von Ihnen definierten Zeitraumes auf die darin gespeicherten Dateien zugreifen. Nach Ablauf dieses Zeitfensters haben nur noch Sie selbst Zugriff auf die Box und ihren Inhalt.

Möchten Sie die Beschränkung wieder aufheben, öffnen Sie einfach erneut das Menü mit den Box-Eigenschaften und schalten Sie den zeitlich begrenzten Zugriff über den entsprechenden Regler wieder aus.

2. Einstellung: Temporäre Privacy Box

Die zweite Methode besteht darin, eine temporäre Privacy Box einzurichten. Dazu erstellen Sie ebenfalls entweder eine neue Box oder bearbeiten die Eigenschaften einer eigenen, schon vorhandenen Box. In der Box-Beschreibung öffnen Sie – wie schon unter Punkt 1 beschrieben – das Menü „Eigenschaften der Box“ und wählen dort unter „Box-Typ“ die Option „Temporäre Boxen“ aus.

Sie können jederzeit aus einer Privacy Box eine Temporäre Box machen. Doch Vorsicht: Nach Ablauf der Frist löscht sich diese von selbst!

Nun können Sie einstellen, wie lange die Box erhalten bleibt; das Maximum sind 90 Tage. Anschließend bestätigen Sie Ihre Einstellung über den Speichern-Button. Nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Frist löscht sich die Box automatisch von selbst – mit allen darin enthaltenen Dateien!

Selbstverständlich können Sie eine temporäre Privacy Box jederzeit wieder in eine reguläre Privacy Box umwandeln, so lange sie noch nicht gelöscht wurde. Öffnen Sie dazu einfach wieder das Eigenschaftsmenü der Box und nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor.

Übrigens lassen sich auch beide Methoden kombinieren: Sie können also auch eine temporäre Box einrichten und dort zusätzlich einen zeitlich begrenzten Zugriff einstellen.

Achtung: Wie bereits erwähnt, werden nach Ablauf der voreingestellten Frist alle Dateien in einer temporären Box mitsamt der Box gelöscht. Wichtige Dateien sollten Sie also unbedingt vor Fristende sichern, indem Sie sie lokal oder in einer anderen Box speichern.

Na, sind Sie neugierig geworden? Dann melden Sie sich jetzt an und testen Sie das Starter-Paket inklusive Boxmail, 100 GB Speicher, 5 Voll- und 25 Gastlizenzen 14 Tage lang kostenlos! Die Testphase endet automatisch, eine Verlängerung findet nicht statt.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie uns Ihr Feedback mitteilen? Schreiben Sie uns an: support@idgard.de.

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