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Boxmail: So bleibt Ihr eMail Anhang vertraulich

Einen eMail Anhang vertraulich zu halten, gehört zur hohen Kunst des Verschlüsselns. Das zumindest ist die generelle Meinung. Es sei „zu kompliziert“, mache Arbeit und verursache hohen Verwaltungsaufwand. Trotzdem setzen große Organisationen auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und hoffen, dass die Mitarbeiter sie auch einsetzen. Oft vergeblich.

iDGARD bietet gleich mehrere Möglichkeiten, Dokumente und auch große Dateien einfach und sicher zu verschicken. Den eMail-Versand mit der Outlook-Erweiterung haben wir Ihnen ja bereits gezeigt – hier geht es zum Blogbeitrag.

Sie können sensible Daten und Dokumente aber auch direkt aus dem Webbrowser heraus verschicken, ganz ohne Outlook oder Add-In: Mit Boxmail versenden Sie Anhänge in einer temporären Privacy Box. Diese Erweiterung steht Ihnen ab dem Starter-Paket kostenlos zur Verfügung.

Den eMail Anhang vertraulich versenden: So geht’s!

Boxmail

Über die Boxmail-Funktion können Sie Anhänge direkt aus iDGARD heraus versenden.

Klicken Sie in der iDGARD Weboberfläche auf das Boxmail-Symbol in der rechten oberen Ecke. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mehrere Optionen haben:

  • Upload der Daten: Wählen Sie die Datei(en), die Sie sicher versenden wollen, und laden Sie sie bei iDGARD hoch. Je nachdem, welches Paket Sie nutzen, kann die maximale Dateigröße hier beschränkt sein. Beim Upload wird automatisch eine temporäre Box erstellt.
  • Gewünschte Lebensdauer der Box: Die temporäre Box wird nach einer gewissen Zeit (1 bis 90 Tage) automatisch gelöscht. Diese Zeit können Sie selbst bestimmen.
  • Auswahl des Empfängers: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers an. Der Empfänger benötigt keine iDGARD-Lizenz, sondern bekommt einen Link zugeschickt, mit dem er sicher und bequem auf die für ihn hinterlegte(n) Datei(en) zugreifen kann.
  • Optional haben Sie die Möglichkeit, die angelegte Box zusätzlich mit einem Pass Code zu schützen. Dieser wird automatisch generiert und, sofern Sie die Mobilfunknummer des Empfängers hinterlegt haben, per SMS an diese Nummer versandt.

Anschließend klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Dateien hochladen und Boxmail erstellen“ und haben dann noch einmal die Möglichkeit, die Vorlage Ihrer Mail zu überprüfen. Außerdem können Sie noch einen Kommentar in die Mailvorlage einfügen, beispielsweise eine persönliche Nachricht an den Empfänger.

Sobald Sie auf „Absenden“ klicken, öffnet iDGARD automatisch Ihren Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, Claws Mail, Lotus Notes etc.) und legt eine neue Mail an den vorher festgelegten Empfänger an, die Sie nun wie gewohnt versenden können. Falls Sie einen Webmailing-Dienst wie GMX oder Gmail nutzen, kopieren Sie die Mail einfach aus der iDGARD-Benutzeroberfläche und fügen Sie sie in eine Mail-Vorlage in Ihrem Webmailer ein.

Die Boxmail enthält neben dem Download-Link und Ihrer persönlichen Nachricht auch einen Hinweis, wie lange die temporäre Box bis zu ihrer automatischen Löschung bestehen bleibt.

Alle Informationen zur Boxmail finden Sie auch in diesem Video-Tutorial:

Jetzt kostenlos testen!

Neugierig? Melden Sie sich jetzt an und testen Sie das Starter-Paket inklusive Boxmail und 100 GB Speicher 14 Tage kostenlos! Eine automatische Verlängerung findet nicht statt.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback zu iDGARD und Boxmail! Schreiben Sie uns an: support@idgard.de

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