eMails

Warum eMails zeitaufwändig sind

Overcrowded Mailbox86 Prozent der täglich versendeten 280 Milliarden eMails sind digitaler Müll, schätzt der Netzwerk-Analyseservice senderbase.org. Übrig bleiben im Schnitt 122 eMails pro Tag, um die sich man sich kümmern muss. Bis 2019 sollen es laut Marktforscher Radicati Group 126 Nachrichten täglich werden.

Jede einzelne eMail verlangt Aufmerksamkeit: sie gilt es zu öffnen, zeitgerecht zu beantworten, zu archivieren… Zeit also, die anderswo verloren geht. Täglich mehr als zwei Stunden kostet das Freischaufeln der Inbox, ermittelte zum Beispiel die Unternehmensberatung McKinsey in einer Studie von 2012. Der Schluss liegt nahe, dass Firmen stark davon profitieren, zuverlässige Kommunikationskanäle einzusetzen, statt sich auf das eMail-Pingpong zu verlassen. „Um 20 bis 25 Prozent“ ließe sich die Produktivität damit erhöhen.

Welche Alternativen gibt es zu eMails

Um den Zeitaufwand zu reduzieren, der bei der Bearbeitung von Mails anfällt, gibt es heute verschiedene Varianten: Chat-, Sortierungs- oder Filesharing-Dienste. Sie alle sollen in Unternehmen die Projektarbeit in Teams erleichtern. Ob ihnen dies gelingen wird, ist noch nicht entschieden.

eMails, also die elektronische Postkarte eroberte die Welt, weil es mit ihr plötzlich möglich wurde, jedem Menschen auf Erden zwanglos und sekundenschnell eine Nachricht zu schicken — auch Wildfremden. Noch immer ist dies Segen und zugleich Fluch der Anwendung.

Sicherheitsbedenken berücksichtigen

Die gängigen Alternativen bieten diese Flexibilität selten so ausgeprägt. Außerdem bergen sie oft genauso wie eMails Sicherheitsrisiken, wenn es um die Übermittlung zu firmenexternen Teammitgliedern geht. Überschreiten Daten die Unternehmensgrenzen und werden in der Cloud (dem Internet) verarbeitet, könnte unerlaubt auf sie zugegriffen werden. Hier ist eine Sicherheitslücke, die für IT-Sicherheitsexperten als kritisch gilt.

Für Unternehmen heißt das oft, dass Mitarbeiter bei der firmenübergreifenden Kommunikation auf die altbewährten eMails zurückgreifen. Dank dem Whistleblower Edward Snowden hoffentlich jedoch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Womit sich der Zeit- und Geldaufwand eher erhöht als minimiert.

Höchste Zeit auf sinnvolle – sichere und bedienungsfreundliche – Alternativen zurückzugreifen!