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Datenraum archivieren und löschen

Wie Sie in iDGARD einen Datenraum buchen und einrichten, haben wir Ihnen bereits erklärt, ebenso das erweiterte Rechtemanagement. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren virtuellen Datenraum löschen und archivieren; die Lizenz können Sie anschließend übrigens wiederverwenden.

Wenn Ihnen für die hier beschriebenen Schritte die nötigen Berechtigungen fehlen, fragen Sie bitte Ihren Admin.

1. Dokumente archivieren

Wenn Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben und Ihren virtuellen Datenraum nicht mehr benötigen, können Sie ihn einfach löschen. In der Regel empfiehlt sich jedoch, vorher sämtliche Dokumente und Verzeichnisse zu archivieren.

Dazu benötigen Sie nur wenige Schritte:

    • Betreten Sie zunächst Ihren virtuellen Datenraum und markieren Sie alle Ordner und Dokumente auf der obersten Ebene.
    • Öffnen Sie nun die Datenraum-Einstellungen über das Paragraphen-Symbol in der grünen Navigationsleiste und stellen Sie alle Dokumente auf „normal“ – deaktivieren Sie also „Wasserzeichen“ und die „Nur lesen“-Option.
    • Anschließend starten Sie den Download durch einen Klick auf das entsprechende Symbol; der gesamte Inhalt Ihres Datenraums wird nun mitsamt der vorhandenen Ordner-Struktur als ZIP-Archiv auf Ihren PC heruntergeladen.

Das heruntergeladene Archiv können Sie nun den Regeln Ihrer Organisation entsprechend archivieren, indem Sie es entweder lokal oder in einer geeigneten Privacybox speichern.

Datenraum Archivierung

Bevor Sie den Datenraum archivieren können, müssen Sie zunächst die Wasserzeichen und den Lesezugriff deaktivieren.

2. Journal exportieren

Um auch nachträglich den Überblick über alle Aktivitäten in Ihrem virtuellen Datenraum zu behalten, können Sie das Datenraum-Journal ebenfalls exportieren. Dazu öffnen Sie das Journal und klicken Sie dann auf den entsprechenden Button am unteren Bildschirmrand. Das Journal wird daraufhin als CSV-Datei heruntergeladen. Diese können Sie anschließend in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und beispielsweise als PDF-Datei speichern.

Datenraum Journal

Das Datenraum-Journal können Sie im Excel-kompatiblen CSV-Format exportieren.

3. Datenraum löschen

Wenn alle Verzeichnisse und Dokumente archiviert und das Journal exportiert wurden, kann der virtuelle Datenraum wie eine normale Privacybox von seinem Ersteller gelöscht werden. Achtung: Dieser Schritt ist nicht umkehrbar; stellen Sie daher vor der Löschung sicher, dass alle noch benötigten Dokumente gesichert wurden.

Die Datenraum-Lizenz wird nach Löschen des Datenraumes wieder frei und kann somit erneut verwendet werden.

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Sie haben Fragen oder möchten uns Ihr Feedback mitteilen? Schreiben Sie uns an: support@idgard.de.

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