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iDTipp: Datenraum buchen und einrichten

Dieser Tipp zeigt, wie Sie einen Datenraum buchen und einrichten. Sie wissen nicht, ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, einen Datenraum einzurichten? Auch dabei können wir helfen, aber an anderer Stelle.

Ein iDGARD-Datenraum ist eine Privacy Box mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz vor einer unerwünschten Weiterverbreitung von Dokumenten.

Normale Privacy Boxen sind kostenlos und bereits in Ihrem mini- oder Starter Paket enthalten. Eine Box in einen Datenraum umzuwandeln kostet 79,50 Euro pro Monat und Datenraum. Die Abrechnung erfolgt tagegenau. Die entsprechende Lizenz dafür müssen Sie separat im Voraus in Ihrem iDGARD Administrationsbereich kostenpflichtig hinzubuchen – Sie benötigen also Admin-Rechte, um Datenräume buchen zu können. Um einen Datenraum anzulegen genügt hingegen eine Volllizenz mit entsprechender Berechtigung.

admin buchung

In der Admin-Übersicht finden Sie den Menüpunkt “Buchung” – hier bekommen Sie Ihre Datenraum-Lizenz.

Um die Buchung vorzunehmen, klicken Sie auf das Burger-Menü oben links und dann auf das Männchen-Symbol mit dem Zahnrad. In der Admin-Übersicht klicken Sie auf das Euro-Symbol oben rechts – hier können Sie Ihr Paket wechseln sowie Lizenzen hinzufügen und entfernen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie am unteren Bildschirmrand auf „kostenpflichtig buchen“ klicken – fertig.

Datenraum einrichten – aber wie?

Als nächstes müssen Sie einen Datenraum einrichten. Dazu legen Sie entweder eine neue Privacy Box an oder wählen eine bereits bestehende Privacy-Box aus, in der Sie Mitglied sind und für die Sie die Verwaltungsrechte besitzen.

Wenn Sie eine neue Box anlegen, steht Ihnen nun neben „Temporäre Privacy Box“ und „Privacy Box“ die Option „Datenraum“ zur Verfügung.

datenraum_screenshot

Sobald Sie eine Datenraum-Lizenz erworben haben, können Sie eine Privacy Box in einen Datenraum umwandeln.

Wenn Sie hingegen eine bestehende Box in einen Datenraum umwandeln wollen, öffnen Sie zunächst die Box-Eigenschaften und klicken dann auf den Menüpunkt „Box-Einstellungen: Typ und Zeit“. Hier aktivieren Sie den Punkt „Datenraum“ und bestätigen Ihre Auswahl, indem Sie auf den „Speichern“-Button am unteren Bildschirmrand klicken – fertig.

Wenn Sie Ihren Datenraum angelegt haben, können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen: Öffnen Sie die Box-Eigenschaften und klicken Sie auf den Menüpunkt „Einstellungen für Datenräume“. Hier können Sie unter anderem das erweiterte Rechtemanagement sowie eine Benachrichtigung bei Massendownloads aktivieren. Darüber hinaus können Sie von allen Datenraum-Teilnehmern eine Einverständnis-Erklärung einfordern, die vor dem ersten Zutritt akzeptiert werden muss. Grundsätzlich ist der Nutzerkreis in einem Datenraum mengenmäßig nicht begrenzt.

Weitere Vorteile eines iDGARD Datenraumes sind:

  • Revisionssicheres Journal, um alle Vorgänge im Datenraum nachvollziehen zu können
  • Dynamisches Wasserzeichen für Dokumente: Datum, Uhrzeit und Name der Person, die das Dokument herunterlädt, werden quer über das PDF gedruckt
  • Zeitlich definierbarer Zugriff für Dateien, Dokumente und Nachrichten
  • View-Only-Option: Dokumente werden nur zur Ansicht im Browser freigegeben

Achtung, Einbahnstraße!

Sie können zwar jede Privacy Box in einen Datenraum umwandeln. Aufgrund der zahlreichen Zusatzfunktionen funktioniert das allerdings nur in eine Richtung. Das heißt, wenn Sie den Datenraum nicht mehr benötigen, müssen Sie zunächst den Inhalt sichern und anschließend die gesamte Datenraum-Box löschen.  Anschließend können Sie die Lizenz erneut verwenden. Wenn Sie die Lizenz gar nicht mehr nutzen möchten, müssen Sie die Lizenz im Admin-Bereich wegbuchen, also die Anzahl reduzieren und die Änderungen speichern. Erst dann wird diese Lizenz nicht mehr berechnet.

Sie möchten den iDGARD Datenraum gerne testen? Dann kontaktieren Sie uns bitte per eMail an dataroom@idgard.de. Wir senden Ihnen umgehend den Zugang zu einer Test-Datenraum-Box, die Sie unverbindlich und kostenlos einen Monat lang ausprobieren können.

Weitere Informationen zu den iDGARD Datenräumen finden Sie in unseren Datenraum-FAQs. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den iDGARD Datenraum-Funktionen.