iDTipp: iDGARD-Datenraum mit erweitertem Rechtemanagement

Wie Sie einen Datenraum buchen und einrichten, haben wir Ihnen bereits gezeigt. Mit dem erweiterten Rechtemanagement können Sie den Mitgliedern in Ihrem Datenraum außerdem unterschiedliche Rechte für verschiedene Dokumente oder Ordner zuweisen.

Buchen und aktivieren

Wenn Sie das erweiterte Rechtemanagement nutzen möchten, muss der Administrator Ihres Accounts diese Funktion zunächst über unsere Support-Hotline separat hinzubuchen. Darüber hinaus benötigen Sie die Berechtigung, Datenräume anzulegen und Nutzer bzw. Gäste einzuladen.

Nach der Buchung müssen Sie das erweiterte Rechtemanagement noch aktivieren. Dazu öffen Sie einfach die Box-Beschreibung, klicken auf den Reiter „ERM“ und setzen dort den entsprechenden Haken.

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung jeweils nur für denjenigen Datenraum gilt, in dem sie aktiviert wurde.

Bevor Sie das erweiterte Rechtemanagement nutzen, muss der Administrator die Option dazubuchen und aktivieren.

Einrichten: Nutzergruppen und Rechte

Nach der Buchung und Aktivierung des erweiterten Rechtemanagements ist es sinnvoll, zunächst verschiedene Nutzergruppen anzulegen, denen Sie anschließend unterschiedliche Rechte zuweisen können.

Klicken Sie dazu im Menü für das erweiterte Rechtemanagement auf den Button „Nutzergruppen verwalten“. Hier können Sie neue Gruppen anlegen und bereits bestehende Nutzergruppen bearbeiten, also Nutzer hinzufügen oder entfernen.

Nach der Buchung können Sie verschiedene Nutzergruppen anlegen und bearbeiten.

Anschließend können Sie den verschiedenen Nutzergruppen für einzelne Dateien oder Ordner innerhalb des Datenraums unterschiedliche Rechte zuweisen. Klicken Sie dazu auf das Bleistift-Icon in der Zeile oder Kachel der Datei oder des Ordners.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun die zuvor erstellten Nutzergruppen der Datei oder dem Ordner zuweisen. Anschließend können Sie jeder Nutzergruppe separat das Leserecht, das Schreibrecht und das Löschrecht an dem jeweiligen Objekt vergeben.

Die Zugriffsrechte auf das Stammverzeichnis des Datenraums können Sie im Menü für das erweiterte Rechtemanagement festlegen.

Den verschiedenen Nutzergruppen können Sie je nach Ordner unterschiedliche Rechte zuweisen.

Wenn Sie das erweiterte Rechtemanagement aktivieren, legt iDGARD automatisch mehrere Nutzergruppen an:

  • Alle Mitglieder des Datenraums sind automatisch in der Nutzergruppe „ALL“.
  • Der Ersteller und alle Verwalter des Datenraums sind automatisch in der Nutzergruppe „MANAGER“.
  • Alle Nutzer mit Einmalzugriff sind automatisch in der Nutzergruppe „OTA“ (sofern der Einmalzugriff gebucht und eingerichtet wurde).

Die Rechte dieser drei Nutzergruppen können nicht bearbeitet werden.

Bedenken Sie außerdem, dass die Rechte und Einstellungen eines bereits angelegten Verzeichnisses beim Erstellen neuer Ordner bzw. Hochladen neuer Dateien innerhalb dieses Verzeichnisses übernommen werden. Diese Vererbung von Rechten können Sie auf Wunsch entweder bereits beim Anlegen eines Verzeichnisses oder nachträglich deaktivieren.

Wenn Sie die Vererbung deaktivieren, achten Sie darauf, den Objekten in der nächsten Ebene wieder die notwendigen Nutzergruppen und Rechte zuzuweisen!

Jetzt kostenlos testen!

Na, sind Sie neugierig geworden? Dann melden Sie sich jetzt an und testen Sie das iDGARDmini-Paket inklusive 20 GB Speicherplatz, einer Admin-Lizenz und fünf Gastlizenzen 14 Tage kostenlos.

Sie haben Fragen oder möchten uns Ihr Feedback mitteilen? Schreiben Sie uns an: support@idgard.de.

Leser dieses Artikels interessieren sich auch für folgende Inhalte:

Admin-Rechte: Doppelt genäht hält besser

So verwalten Sie Status und Berechtigungen

Einstellung: Zugriff zeitlich begrenzen