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iDTipp: iDGARD-Datenraum mit erweitertem Rechtemanagement

Wie Sie einen Datenraum buchen und einrichten, haben wir Ihnen bereits gezeigt. Mit dem erweiterten Rechtemanagement können Sie den Mitgliedern in Ihrem Datenraum außerdem unterschiedliche Rechte für verschiedene Dokumente oder Ordner zuweisen.

Buchen und aktivieren

Wenn Sie das erweiterte Rechtemanagement nutzen möchten, muss der Administrator Ihres Accounts diese Funktion zunächst über unsere Support-Hotline separat hinzubuchen. Darüber hinaus benötigen Sie die Berechtigung, Datenräume anzulegen und Nutzer bzw. Gäste einzuladen.

Nach der Buchung müssen Sie das erweiterte Rechtemanagement noch auf der Unterseite „Einstellungen für Datenräume“ aktivieren. Den Reiter für die Unterseite finden Sie bei den Box-Eigenschaften.

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung jeweils nur für denjenigen Datenraum gilt, in dem sie aktiviert wurde.

Rechtemanagement

Bevor Sie das erweiterte Rechtemanagement nutzen, muss der Administrator die Option dazubuchen und aktivieren.

Einrichten: Nutzergruppen und Rechte

Nach der Buchung und Aktivierung des erweiterten Rechtemanagements ist es sinnvoll, zunächst verschiedene Nutzergruppen anzulegen, denen Sie anschließend unterschiedliche Rechte zuweisen können.

Klicken Sie dazu in den Box-Eigenschaften auf den Reiter „Nutzergruppen verwalten“. Hier können Sie neue Gruppen anlegen und bereits bestehende Nutzergruppen bearbeiten, also Nutzer hinzufügen oder entfernen.

REchte Nutzergruppen

Nach der Buchung können Sie verschiedene Nutzergruppen anlegen und bearbeiten.

Anschließend können Sie den verschiedenen Nutzergruppen für einzelne Dateien oder Ordner innerhalb des Datenraums unterschiedliche Rechte zuweisen. Klicken Sie dazu auf das Bleistift-Icon in der Zeile oder Kachel der Datei oder des Ordners.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie nun die zuvor erstellten Nutzergruppen der Datei oder dem Ordner zuweisen. Anschließend können Sie jeder Nutzergruppe separat das Leserecht, das Schreibrecht und das Löschrecht an dem jeweiligen Objekt vergeben.

Die Nutzerrechte für alle Elemente (Dateien und Ordner) der obersten Ebene des Datenraums können Sie in den Box-Eigenschaften auf der Unterseite „Voreinstellung der Berechtigungen für neue Nutzer“ festlegen.

Rechte Nutzergruppen 2

Den verschiedenen Nutzergruppen können Sie je nach Ordner unterschiedliche Rechte zuweisen.

Wenn Sie das erweiterte Rechtemanagement aktivieren, legt iDGARD automatisch mehrere Nutzergruppen an:

  • Alle Mitglieder des Datenraums sind automatisch in der Nutzergruppe „ALL“.
  • Der Ersteller und alle Verwalter des Datenraums sind automatisch in der Nutzergruppe „MANAGER“.
  • Alle Nutzer mit Einmalzugriff sind automatisch in der Nutzergruppe „OTA“ (sofern der Einmalzugriff gebucht und eingerichtet wurde).

Die Rechte dieser drei Nutzergruppen können nicht bearbeitet werden.

Bedenken Sie außerdem, dass die Rechte und Einstellungen eines bereits angelegten Verzeichnisses beim Erstellen neuer Ordner bzw. Hochladen neuer Dateien innerhalb dieses Verzeichnisses übernommen werden. Diese Vererbung von Rechten können Sie auf Wunsch entweder bereits beim Anlegen eines Verzeichnisses oder nachträglich deaktivieren.

Wenn Sie die Vererbung deaktivieren, achten Sie darauf, den Objekten in der nächsten Ebene wieder die notwendigen Nutzergruppen und Rechte zuzuweisen!

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