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So verwalten Sie Status und Berechtigungen

#iDTipp: Sie haben in iDGARD eine Privacy Box erstellt und Partner und Kollegen dazu eingeladen. Soweit so gut – doch…

  • Woran erkennen Sie, ob ein Gast sich bereits eingeloggt hat?
  • Und wie können Sie bestimmen, wer auf welche Daten zugreifen darf?

Wenn Sie über eine Volllizenz mit Admin-Rechten verfügen, können Sie nicht nur neue Nutzer zu iDGARD einladen, sondern haben auch die Möglichkeit, deren Status und Berechtigungen zu verwalten. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Um Zugriff auf die Nutzerverwaltung zu erhalten, müssen Sie zunächst in die Admin-Übersicht wechseln. Dazu öffnen Sie das Menü oben links und klicken dann unten auf das Männchen-Symbol mit dem Zahnrad.

So gelangen Sie automatisch in die Nutzerliste innerhalb der Admin-Übersicht.

Nutzer einladen und Status festlegen

Hier können Sie beispielsweise einen neuen Nutzer zu iDGARD einzuladen, indem Sie einfach am unteren Bildschirmrand auf den grünen Button mit der Aufschrift „Neuen Nutzer anlegen“ klicken und den Bildschirmanweisungen folgen.

Der neue Nutzer erscheint daraufhin in der Nutzer-Liste; mehrere Symbole geben Auskunft über Status, Lizenztyp, genutzten Speicher sowie die verschiedenen Berechtigungen.

Wenn ein neuer Nutzer angelegt bzw. eingeladen wurde, sich aber noch nicht eingeloggt hat, wird sein Status unterhalb des Ampel-Symbols als „Initiiert“ angezeigt, dargestellt als Kreis mit drei Punkten. Sobald sich der Nutzer einmal angemeldet hat, wechselt der Status automatisch auf „Aktiv“, was durch einen Kreis mit einem Haken darin symbolisiert wird.

Admin-Übersicht Status

In der Admin-Übersicht verwalten Sie Status (rot markiert) und Berechtigungen aller Nutzer.

Einmal aktiviert, kann der Status nur durch den Administrator wieder geändert werden. Ein deaktivierter Nutzer verliert automatisch alle Berechtigungen und kann sich nicht mehr einloggen. Dargestellt wird dies durch einen Kreis mit einem X darin.

Berechtigungen bearbeiten

Neben dem Status der einzelnen Nutzer können Sie in der Nutzerliste auch die verschiedenen Berechtigungen bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den grünen „Berechtigungen bearbeiten“-Button am unteren Bildschirmrand. Nun können Sie in der Zeile eines Nutzers unterhalb der jeweiligen Symbole Haken setzen oder entfernen und so die entsprechenden Berechtigungen vergeben oder entziehen.

  1. Ein Haken unter dem Box-Symbol mit der kleinen Uhr berechtigt zum Erstellen und Editieren temporärer Boxen.
  2. Das Box-Symbol direkt daneben steht für die Berechtigung, Privacy-Boxen zu erstellen und zu bearbeiten.
  3. Soll der Nutzer auch Datenräume einrichten dürfen, muss ein Haken unter dem Kästchen mit den drei Ordnern gesetzt werden.
  4. Das Männchen-Symbol berechtigt den Nutzer dazu, Gäste einzuladen,
  5. und ein Haken unter dem Auge-Symbol zeigt an, ob der Nutzer die übrigen Nutzerkonten einsehen darf oder nicht.
  6. Daneben lassen sich die Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren und Nutzer löschen – einen separaten #iDTipp zum Thema Email-Benachrichtigungen finden Sie hier.

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Eine automatische Verlängerung findet übrigens nicht statt.

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