Virtueller Datenraum

Virtueller Datenraum: Das müssen Sie wissen

Was ist ein virtueller Datenraum überhaupt, und wofür brauchen Sie ihn? Diese und weitere Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Beitrag und seinen Unterseiten.

Hier finden Sie Links zu weiteren Blogbeiträgen, praktischen Bedientipps und White Papers.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist und kann ein virtueller Datenraum?
Welche Anforderungen muss ein Datenraum erfüllen? (Orientierungshilfe)
So richten Sie Ihren virtuellen Datenraum in idgard® ein
Was macht die virtuellen Projekt- und Datenräume in idgard® so sicher?
Anwendungsbeispiele für den virtuellen Datenraum
Testen Sie den hochsicheren idgard®-Datenraum jetzt gratis!

Was ist und kann ein virtueller Datenraum?

Ein Datenraum ist ein geschützter Raum, in dem eine Sammlung von Unterlagen und Dokumenten, etwa zum Zweck einer Due-Diligence-Prüfung, bereitgestellt wird. Dies lässt sich physisch realisieren oder, wie bei idgard®, in Form eines digitalen bzw. virtuellen Datenraums. Hierbei handelt es sich entsprechend um eine internetbasierte Plattform, die einen sicheren Onlinezugriff auf Dokumente und Unterlagen ermöglicht.

Hier geht es zum Blogbeitrag „Was ist ein sicherer Datenraum – und was kann er? | privacyblog (idgard.de)“

Mit den Funktionen in einem virtuellen Datenraum versucht man, die Situation in einem physischen Datenraum nachzubilden, d.h.:

  • die Anwesenheit im Datenraum wird dokumentiert,
  • unbefugtes Betreten wird verwehrt und
  • das unautorisierte Entwenden und Kopieren von Dokumenten wird

Darüber hinaus können elektronisch weitere praktische Funktionen hinzugefügt werden:

  • Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente eingestellt werden
  • Erinnerungen, dass noch „ungelesene“ Dokumente vorhanden sind
  • Einrichten mehrerer Datenräume mit unterschiedlichen Kreisen von Zutrittsberechtigten
  • formale und informelle Kommunikation zwischen verschiedenen Zutrittsberechtigten im Datenraum-Kontext

Noch genauer erklären wir Ihnen die Vorteile und Features unserer Datenräume in diesem kostenlosen Whitepaper: „Whitepaper Versiegelte Datenräume (idgard.de)“ 

Durch diese Vielfalt an Funktionen verbreiten sich virtuelle Datenräume weit über ihre ursprüngliche Anwendung hinaus für firmenübergreifende Projekte, organisationsübergreifende Teams und generell auf elektronische Kommunikation, die einer sorgfältigen Dokumentation bedarf. Das sind zum Beispiel der Austausch zwischen Auftragnehmer und Kunde, Anwalt und Mandant oder zwischen Anwälten verschiedener Parteien. Weitere Anwendungsbeispiele nennen wir weiter unten.

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Welche Anforderungen muss ein Datenraum erfüllen? (Orientierungshife)

White Paper Virtueller DatenraumEin virtueller Datenraum für Unternehmen sollte bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Dazu gehören grundlegende Anforderungen wie klar abgegrenzte Zugangsberechtigungen und eine lückenlose Dokumentation aller Datenzugriffe, aber auch Compliance-Anforderungen wie unabhängige Zertifizierung und revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten innerhalb der Arbeitsumgebung.

In unserer kostenlosen Orientierungshilfe zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Wahl eines virtuellen Datenraums für Ihr Unternehmen achten müssen: „Whitepaper Anforderungen an einen virtuellen Datenraum“ (idgard.de) 

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So richten Sie Ihren virtuellen Datenraum in idgard® ein

Die virtuellen Projekt- und Datenräume unterscheiden sich in ihren Funktionen deutlich von den PrivacyBoxen, die Ihnen in idgard® zur Verfügung stehen.

Wenn Sie die entsprechende Option in Ihrem idgard®-Paket gebucht haben, können Sie eine PrivacyBox mit wenigen Mausklicks in einen digitalen Datenraum umwandeln. Wie das geht und welche Funktionen Ihnen dann zur Verfügung stehen, haben wir in diesem Video für Sie zusammengefasst:

Weitere Tutorials zu unseren virtuellen Projekt- und Datenräumen finden Sie in unseren Bedientipps. Diese stellen wir Ihnen in einem übersichtlichen PDF zur Verfügung: 

>>Hier geht es zum kostenlosen Download<<<

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Was macht die virtuellen Projekt- und Datenräume in idgard® so sicher?

Für das hohe Sicherheitsniveau im digitalen Datenraum sorgt die patentierte Sealed-Cloud-Technologie. Diese stellt mit einem Satz ineinander verzahnter technischer Maßnahmen sicher, dass in idgard® hinterlegte Daten nicht nur sicher gespeichert und übertragen werden, sondern auch sicher verarbeitet werden können. Dazu setzen wir auf Privacy by Design und einen Confidential-Computing-Ansatz. Das bedeutet, die Datenverarbeitung findet in manipulationssicheren Kapseln – den sogenannten „Data Clean-up Areas“ (DCUAs) – statt, die über reduzierte Schnittstellen verfügen und in elektromechanisch versiegelten Serverkäfigen stecken. Ein unautorisierter Zugriff ist somit technisch ausgeschlossen. Nicht einmal wir als Betreiber der Server kommen an die Daten unserer Kunden heran.

Mehr Details dazu finden Sie in unserem technischen Whitepaper: „Die Technologie der Sealed Cloud (idgard.de)“ 

Für seine Sicherheit wurde idgard® als erster deutscher Cloud-Dienst in der höchsten Schutzklasse (III) nach dem Trusted Cloud Datenschutzprofil zertifiziert. idgard® ist DSGVO-konform und eignet sich somit auch für stark regulierte Branchen sowie für Träger von Berufsgeheimnissen nach § 203 StGB.

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Anwendungsbeispiele für den virtuellen Datenraum

Neben klassischen Anwendungen wie Due-Diligence-Prüfungen lassen sich die hochsicheren idgard®-Datenräume auch als Datenablage nutzen, etwa für Finanz- und Personaldaten. Dies führen wir in den folgenden Beiträgen weiter aus:

Hier geht es zum Blogbeitrag „Digitaler Datenraum: Der sicherste Ort für Finanzdaten | privacyblog (idgard.de)“

Hier geht es zum Blogbeitrag „Personaldaten in den Datenraum? Darauf müssen Sie achten | privacyblog (idgard.de)“

Außerdem können Sie die digitalen Projekt- und Datenräume für den sicheren Datenaustausch mit Partnern, Kunden und Kollegen nutzen – auch über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus:

Hier geht es zum Blogbeitrag „Sicherer Datenaustausch in der Cloud mit idgard® | privacyblog (idgard.de)“

Weitere Anwendungsbeispiele, etwa für die geschützte Vorstandskommunikation, finden Sie in unserer Übersicht:

Wie die GLS Gemeinschaftsbank unsere virtuellen Datenräume nutzt, erfahren Sie hier:

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