Bedientipp: Was ist ein iDGARD Datenraum?

iDGARD Datenraum? Immobilienmakler Herr K., will eine Wohnung verkaufen. Zur externen Datensicherung plant er, einen neuen virtuellen Projektraum bei iDGARD – eine Privacy Box – zu erstellen. In dieser will er die Unterlagen der Wohnung einstellen, um sie allen Interessenten zukommen zu lassen. Da er aber zum ersten Mal eine Box erstellt, glaubt er, noch etwas Hilfe zu brauchen. Er ruft bei unserem Support an.

Die nette, sehr kompetente Dame leitet ihn zum Button „Box erstellen“. Sie fragt, ob er nicht doch eher einen Datenraum braucht. Der sei für seinen Zweck genau das Richtige! „Und was“, fragt Herr K. erstaunt, „ist da der Unterschied?“

Was zeichnet den Datenraum aus?

In einem iDGARD Datenraum stehen alle Funktionen zur Verfügung, die eine normale Privacy Box bietet. Doch es gibt ein paar zusätzliche Funktionen für PDF-Dokumente, die vor einer unerwünschten Weiterverbreitung schützen:

  • Alarmfunktion bei ungewöhnlichem Downloadverhalten,
  • Vor dem Betreten des Datenraums muss der Interessent eine Einverständniserklärung abgeben,
  • Revisionssicheres Journal, um alle Vorgänge wie Up- und Downloads nachvollziehen zu können
  • Dynamisches Wasserzeichen: Datum, Uhrzeit und Name der Person, die das Dokument herunterlädt, werden quer im Hintergrund über das PDF gedruckt.
  • View-Only: Die Dokumente sind nur zur Ansicht im Browser freigegeben
  • Innerhalb des Datenraums lässt sich festlegen, welche Berechtigungen die Mitglieder haben.
  • Erweitertes Rechtemanagement: Sie können Nutzer in Gruppen einteilen und diesen unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen.
  • Raumassistent: Ein Nutzer mit Voll-Lizenz kann die Rolle „Raumassistent“ übernehmen und sich um die Organisation des Datenraumes kümmern.

Datenräume bieten mehr Funktionen als Privacy Boxen, mit denen Sie Ihre Dokumente noch effektiver schützen können.

Einen solchen Datenraum können Sie sofort einrichten, sobald Sie eine Datenraum-Lizenz gekauft haben. Damit können Sie jede iDGARD Privacy Box in einen Datenraum umwandeln. Wie das geht, erklären wir Ihnen hier.

Eine iDGARD Datenraum-Lizenz kostet 79,50 Euro pro Monat zzgl. MwSt. Die Lizenz wird je Datenraum-Box berechnet, die Anzahl der Teilnehmer ist nicht begrenzt. Sie können jeden Gast- und Volllizenz-Inhaber zu Ihrem Datenraum einladen.

Wussten Sie’s? Funktionen online ändern

Die Funktionen für PDF-Dokumente können Sie sogar online in der Cloud ändern, ohne das Dokument dafür herunter- und neu hochladen zu müssen.

Das ist praktisch, sobald Sie ein PDF-Dokument in einem Datenraum mit einer neuen Funktion ausstatten möchten: ein View-Only PDF – das Dokument lässt sich nur im Browser anschauen, aber nicht kopieren oder drucken – in eines mit einem Wasserzeichen umwandeln möchten.

So ändern Sie Funktionen online:

Setzen Sie dazu den Haken rechts neben dem umzuwandelnden PDF und klicken dann in der Navigationsleiste auf das Dokument mit dem Haken. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie unter anderem die folgenden Einstellungen vornehmen können

  • Auge (Nur lesen)
  • Tropfen (Wasserzeichen)
  • Kreis (normales PDF ohne Datenraum-Funktionen)

Wählen Sie die entsprechende Funktion durch Anklicken aus. Das Dokument wird sofort in das gewünschte Format umgewandelt.

Sie sind neugierig geworden und möchten den iDGARD-Datenraum gerne ausprobieren? Fordern Sie hier Ihr kostenloses Testpaket an.

Viel Freude mit den iDGARD Datenräumen,

wünscht

Ihr iDGARD Team