FAQ - Häufig gestellte Fragen: Administration

Der Account Inhaber wird per E-Mail und ggf. per SMS informiert, dass sein Account gelöscht wurde.

Wird ein Volllizenznutzer gelöscht, werden alle Boxen, die dieser Lizenzinhaber erstellt hat, automatisch sofort gelöscht, inklusive aller Inhalte, auch die, die von anderen Nutzern dort abgelegt wurden. Dokumente des ehemaligen Nutzers in von anderen Lizenzinhabern erstellten Boxen bleiben erhalten. Die Lizenz ist nun wieder frei verfügbar im Lizenzpool.

Gastlizenzen können generell keine eigenen Boxen erstellen, aber für die Inhalte, die sie in Boxen anderer Ersteller hochgeladen haben, wird analog zu Volllizenzen verfahren.

Eine Gastlizenz lässt sich nicht in eine Volllizenz umwandeln. Sie müssen die Gastlizenz löschen und dann als Volllizenz neu anlegen.

Denken Sie aber daran, dass der Nutzer mit der Gastlizenz aus allen Boxen, in welchen er Mitglied ist, ebenso gelöscht wird. Seine von ihm hochgeladenen Daten bleiben jedoch in diesen Boxen erhalten.

Administratoren können idgard® Lizenzen neu verwenden, wenn z.B. ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Es gibt zwei Arten, wie bereits vergebene Lizenzen weiter verwendet werden können:

  1. Sie löschen die Lizenz, nachdem Sie die entsprechende Lizenz in der Lizenzverwaltung mit einem Haken markiert haben, und die Option zum Löschen wählen (Männchen mit Haken in grüner Leiste oben). Dadurch werden alle Boxen, die dieser Lizenzinhaber erstellt hat, automatisch sofort gelöscht, inklusive aller Inhalte, auch die, die von anderen Nutzern dort abgelegt wurden. Dokumente des ehemaligen Nutzers in von anderen Lizenzinhabern erstellten Boxen bleiben erhalten. Die Lizenz ist nun wieder frei verfügbar im Lizenzpool.
  2. Anstatt zu löschen, können Sie die auch „Lizenz neu vergeben“ an z.B. einen Nachfolger, der die Boxen seines Vorgängers übernehmen soll. Alle Boxen, die der vormalige Lizenznutzer erstellt hat, bleiben erhalten und gehen automatisch auf den Nachfolger über, er sieht sie sofort in seinem Account. Auch für die anderen Boxmitglieder ändert sich nichts. Der ursprüngliche Lizenznutzer wird per eMail und SMS von diesem Vorgang unterrichtet, ist aber umgehend gelöscht und kann sich nicht mehr in seinen Account einloggen. Tipp: So können Sie auch vorgehen, wenn ein Lizenzinhaber seine Login-Daten vergessen hat.

Gastlizenzen können generell keine eigenen Boxen erstellen, aber für die Inhalte, die sie in Boxen anderer Ersteller hochgeladen haben, wird analog zu Volllizenzen verfahren.

idgard® ist so einfach wie Kommunikation per eMail. Über Lizenzen können Sie sowohl interne Mitarbeiter (Volllizenzen) als auch externe Partner / Kunden / Mandanten (Gastlizenzen) flexibel und schnell einladen. Kommunikation und Datenaustausch erfolgen über sogenannte privacy boxen, wobei jede Box ein eigener Kommunikationskreis mit individuellen Teilnehmern ist. In idgard® können Sie Dateien und Dokumente auch firmenübergreifend austauschen, Nachrichten schreiben und chatten.

Für idgard® müssen Sie keine Software installieren – Sie können einfach über jeden aktuellen Browser auf Ihre Daten zugreifen. Darüber hinaus bietet Ihnen idgard® Apps für jederzeit mobilen Zugriff auf Ihre Daten, einen Windows Client für eine Nutzung ohne Browser mit automatischer Synchronisation und eine Outlook Erweiterung.

Sehen Sie in unserem kurzen Video, wie einfach Sie idgard für Ihre Kommunikation einsetzen können.

Nein! idgard® ist ein webbasierter Cloud-Dienst, der ohne Zusatzsoftware genutzt werden kann. Der Administrator kann Mitarbeiter- (Volllizenzen) und Kunden- (Gastlizenzen) Accounts verwalten (anlegen / pflegen). Die Rechnungsstellung erfolgt zentral. Die einzelnen Mitarbeiter können externe Partner einladen und mit diesen kommunizieren. Möchten Sie, dass wir die Administration Ihrer Mitarbeiter übernehmen? Erfahren Sie mehr hier.

Wenn ein Account „aktiv“ ist, ist er derzeitig in vollem Umfang, je nach Lizenztyp, nutzbar. Ein Account der „initiiert” oder „bereit zur Einladung“ ist, ist ein Account, bei dem einer Person schon ein Einladungslink zugesendet wurde. Damit muss der Empfänger nur noch die Einladung annehmen und anschließend wird der Account zu einem „aktiven“ Account. Bei diesem Status wird der Account dem Kontingent bereits als verbraucht zugerechnet. Ein „deaktivierter“ Account ist sinnvoll, wenn eine Übergabe des Accounts mit dem Erhalt aller Daten möglich sein soll. Der Account ist für den Mitarbeiter nicht mehr nutzbar und kann neu vergeben werden. Die Daten und Boxzugehörigkeiten bleiben alle erhalten. Die Lizenz kann neu vergeben werden. Ein „gelöschter“ Account ist im Gegensatz zu einem „deaktivierten“ Account nicht mehr mit den vorhandenen Daten übertragbar. Wird ein Account gelöscht, steht diese Lizenz dem Kontingent wieder zur Verfügung und kann neu vergeben werden.

Lesen Sie einen interessanten Artikel in unserem privacyblog zum Thema Status und Berechtigungen von Lizenzen.

Es gibt drei Arten von Lizenzen bei idgard®:

  • Administratorlizenz

Jede Volllizenz kann von einem Administrator die Administrationsrechte für diesen Account erhalten.

Im Self-Service Modus kann jeder Administrator weitere Voll- und Gastlizenzen sowie Datenräume hinzubuchen und sowohl Voll- als auch Gastlizenzen an Mitarbeiter und Gäste vergeben.

 

  • Volllizenz (einzeln: 7,50 € / Monat)

Ist eine Lizenz, die üblicherweise einem internen Mitarbeiter zugeordnet wird.

Ein Volllizenznutzer hat vollen idgard® Funktionsumfang: Boxen erstellen, Dokumente hoch- und herunterladen, Nachrichten schreiben, chatten (individuell einstellbar in jeder privacy box) und kann eigene privacy boxen anlegen sowie Gäste mit einer Gastlizenz einladen.

Ein Volllizenznutzer kann alle Clients nutzen und in Active Directory / LDAP integriert werden.

 

  • Gastlizenz (einzeln: 1,50 € / Monat)

Ist eine Lizenz, die üblicherweise externen Partner oder Kunden für sicheren Datenaustausch und eine bidirektionale Kommunikation zugeordnet wird.

Ein Gastlizenznutzer kann in den Boxen, zu welchen er eingeladen wurde, alle Funktionen ausüben (individuell einstellbares Rechtemanagement je Box).

Gastlizenznutzer können keine eigenen Boxen anlegen und selbst keine Gastlizenzen vergeben.

Gewisse Clients können von Gastlizenzen nur gegen eine zusätzliche monatliche Gebühr genutzt werden.

Gastlizenzen können nicht per LDAP/EMS zugewiesen werden.

 

Ohne feste Lizenzvergabe kann darüber hinaus ein sogenannter Leselink / Einmalzugriff auf eine Box gewährt werden. In diesem Fall können Dateien aus einer Box vom Empfänger nur heruntergeladen werden. Der Empfänger kann aber selbst keine Dokumente in die Box hochladen und auch nicht mit dem Absender kommunizieren. Der Lesezugriff ist nur eine sichere Übermittlung von Dokumenten in eine Richtung gedacht, aber nicht zur dauerhaften Kommunikation.

 

Lesen Sie auch einen interessanten Artikel in unserem privacyblog zu den verschiedenen Lizenztypen und wie Sie Lizenzen an Mitarbeiter und Gäste vergeben können.

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