FAQ - Häufig gestellte Fragen: Datenraum

Situation: Gelegentlich werden PDF Dateien im Modus „Nur zum Ansehen“ abgeschnitten dargestellt.

Grund: Das verwendete Tool zur Erzeugung der PDF-Datei arbeitet nicht mit den richtigen Standards. Das ist bei verschiedenen freien, nicht professionellen Tools der Fall.

Lösung: Es gibt es auch freie Tools, mit denen dieser Zustand behoben werden kann. Nachfolgend wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie Dateien umwandeln können.

 

Schritt 1: Installieren das kostenlose Tool PDF Architect 3.

Wir haben viele andere virtuelle Drucker getestet. Diese nutzen jedoch nicht die richtige pdf-Library. PDF Architect 3 arbeitet in allen Versionen (auch in der kostenlosen Version) korrekt. Sie finden die Software unter dem folgendem Link: http://de.pdfforge.org/pdfarchitect/download

Schritt 2: Umwandeln von nicht korrekt dargestellten Dateien

Bitte öffnen Sie mit PDF Architect 3 die gewünschte PDF-Datei und wählen Sie die Option Drucken.

Schritt 3: PDF Architect 3 als Drucker auswählen

Wählen Sie PFD Architect 3 als Drucker aus und überprüfen Sie, ob die Checkbox Print to File gesetzt ist.

Schritt 4: Speicherort wählen

Wählen Sie im bekannten Windows Fenster den Speicherort aus und fügen Sie dem Dateinamen die Endung .pdf an.

Schritt 5: Laden Sie die neu erstellte Datei in den idgard-Datenraum hoch.

 

In Ihrem idgard®-Account können Sie bis zu 2.000 „normale“ privacy boxen anlegen – abgeschottete, hochsichere virtuelle Arbeitsräume.

Ein Datenraum ist eine privacy box mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz vor einer unerwünschten Weiterverbreitung von Dokumenten.

Sie können per Klick eine privacy box in einen Datenraum umwandeln und haben dann folgende attraktive Zusatz-Funktionen:

  • PDF-Dokumente nur zur Ansicht im Browser (view-only), d.h. mit Schutz gegen Download oder Kopieren in Zwischenablagen,
  • PDF-Dokumente mit dynamischem Wasserzeichen (Name der downloadenden Person, Datum und Uhrzeit des Downloads) bedruckt,
  • konfigurierbare Benachrichtigung bei Massendownload von Dokumenten (individuell einstellbar),
  • Einverständniserklärung vor dem ersten Betreten des Datenraumes individuell festlegbar und
  • Journal / Audit Trail über alle Vorgänge (Uploads, Downloads, Löschungen, etc.) in einem Datenraum.

Ausführlichere Informationen zu den idgard® Datenräumen haben wir für Sie in einem Artikel in unserem privacyblog zusammengefasst.

Normale privacy boxen sind kostenlos und bereits in jedem Paket enthalten.

Wenn Sie eine normale Box in einen Datenraum umwandeln möchten, kostet dies 79,50 Euro zzgl. MwSt. / Monat je Datenraum. Die Lizenz für einen Datenraum müssen Sie dafür separat im Voraus in Ihrem idgard® Administrationsbereich (Menü / Administration / Buchung) kostenpflichtig hinzubuchen.

Der Nutzerkreis ist sowohl bei einer privacy box als auch in einem Datenraum mengenmäßig nicht begrenzt. Der idgard®-Datenraum ist damit im Vergleich zu anderen Angeboten sehr günstig.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass innerhalb einer normalen privacy box alle Nutzer Zugriff auf alle dort liegenden Dokumente haben! Das heißt, für verschiedene Nutzerkreise, die gegenseitig keinen Kontakt miteinander haben sollen (oder nur eine Teilmenge der Dokumente sehen sollen), müssen Sie jeweils eine eigene Box anlegen.

In idgard® können Sie auch sogenannte Datenräume einzurichten. Grundsätzlich kann jede privacy box in einen Datenraum umgewandelt werden und verfügt dann zusätzlich zu den normalen Funktionen jeder privacy box über folgende Funktionen, die die normalen privacy boxen nicht bieten:

Journal: Dokumentation aller Zugriffe, Downloads, Löschungen, etc. innerhalb des Datenraums.

Dynamisches Wasserzeichen: PDFs werden als Kopierschutz im Hintergrund mit dem Namen der herunterladenden Person, Datum und Uhrzeit des Downloads quer überdruckt.

View-only Dateien: PDFs nur im Browser ansehen, kein Speichern, Drucken oder Herunterladen möglich.

Alarmfunktion bei ungewöhnlichem Downloadverhalten: Benachrichtigung an Ersteller, wenn eine bestimmte Anzahl von Dokumenten in kurzer Zeit heruntergeladen werden. Beide Werte sind individuell einstellbar.

Sie bezahlen nur die Anzahl der Datenraumlizenzen die Sie buchen, die Anzahl der Nutzer innerhalb des Datenraums ist nicht begrenzt. Eine Datenraumlizenz kostet 79,50 Euro pro Monat zzgl. MwSt. Sie können die gewünschte Anzahl an Datenraum-Lizenzen selbständig in Ihrem Administrations-Bereich unter „Buchung” buchen. Es erfolgt eine tagegenaue Abrechnung der Nutzung.

Hinweis: Sie können jede privacy box in einen Datenraum umwandeln. Aber aufgrund der Zusatzfunktionen geht das nur in eine Richtung. Das heißt, wenn Sie die Datenraum-Box nicht mehr haben möchten, müssen Sie den gesamten Inhalt sichern und die gesamte Datenraum-Box löschen. Anschließend müssen Sie die Lizenz im Admin-Bereich wegbuchen, also die Anzahl reduzieren und die Änderungen speichern. Erst dann wird diese Lizenz nicht mehr berechnet.

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