FAQ - Häufig gestellte Fragen: Funktionen

idgard® bietet mit den privacy boxes eine einzigartig sichere und dennoch einfache Alternative zur herkömmlichen Kommunikation per eMail. Um idgard® zu nutzen, müssen Sie keine Zusatzsoftware installieren. Sie können sich einfach auf idgard.de registrieren und sofort sicher mit idgard® kommunizieren:

Sender:

– In den idgard®-Account einloggen.

– privacy box anlegen und Gäste zu einer Box hinzufügen.

– Dateien hochladen, Nachrichten schreiben und chatten mit allen Box-Mitgliedern.

Empfänger:

– In den idgard®-Account einloggen.

– Die neu privacy box des „Senders“ ist schon in Ihrer Boxliste vorhanden.

– Dateien herunterladen und selbst weitere hochladen, Nachrichten beantworten und chatten.

Sollte der Empfänger keine Lizenz vom Account des Senders erhalten haben sondern z.B. selbst Administrator eines eigenen idgard® Accounts sein, so kann der Sender einen Box-Einladungslink verschicken, um den Empfänger zu der gemeinsamen Box hinzuzufügen. Der Empfänger muss sich in seinen idgard®-Account einloggen und anschließend auf den Box-Link klicken. So integriert sich die neue Box dauerhaft in die Box-Liste des Empfängers.

Sollte der Empfänger keinen eigenen idgard®-Account haben, können Daten trotzdem sicher übermittelt werden. Dafür muss der Link zu dieser Box verschickt werden („Link teilen”), um dem Empfänger Zugriff auf die Daten zu geben. ACHTUNG: Die URL könnte von Unbefugten abgefangen werden, deshalb wird dringend empfohlen, ein Passwort zu setzen und dieses auf einem anderen Weg zu übermitteln. Sobald beide Parteien in der Box sind, kommunizieren Sie mittels idgard® versiegelt.

idgard® ist so einfach wie Kommunikation per eMail. Über Lizenzen können Sie sowohl interne Mitarbeiter (Volllizenzen) als auch externe Partner / Kunden / Mandanten (Gastlizenzen) flexibel und schnell einladen. Kommunikation und Datenaustausch erfolgen über sogenannte privacy boxen, wobei jede Box ein eigener Kommunikationskreis mit individuellen Teilnehmern ist. In idgard® können Sie Dateien und Dokumente auch firmenübergreifend austauschen, Nachrichten schreiben und chatten.

Für idgard® müssen Sie keine Software installieren – Sie können einfach über jeden aktuellen Browser auf Ihre Daten zugreifen. Darüber hinaus bietet Ihnen idgard® Apps für jederzeit mobilen Zugriff auf Ihre Daten, einen Windows Client für eine Nutzung ohne Browser mit automatischer Synchronisation und eine Outlook Erweiterung.

Sehen Sie in unserem kurzen Video, wie einfach Sie idgard für Ihre Kommunikation einsetzen können.

In Ihrem idgard®-Account können Sie bis zu 2.000 „normale“ privacy boxen anlegen – abgeschottete, hochsichere virtuelle Arbeitsräume.

Ein Datenraum ist eine privacy box mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz vor einer unerwünschten Weiterverbreitung von Dokumenten.

Sie können per Klick eine privacy box in einen Datenraum umwandeln und haben dann folgende attraktive Zusatz-Funktionen:

  • PDF-Dokumente nur zur Ansicht im Browser (view-only), d.h. mit Schutz gegen Download oder Kopieren in Zwischenablagen,
  • PDF-Dokumente mit dynamischem Wasserzeichen (Name der downloadenden Person, Datum und Uhrzeit des Downloads) bedruckt,
  • konfigurierbare Benachrichtigung bei Massendownload von Dokumenten (individuell einstellbar),
  • Einverständniserklärung vor dem ersten Betreten des Datenraumes individuell festlegbar und
  • Journal / Audit Trail über alle Vorgänge (Uploads, Downloads, Löschungen, etc.) in einem Datenraum.

Ausführlichere Informationen zu den idgard® Datenräumen haben wir für Sie in einem Artikel in unserem privacyblog zusammengefasst.

Normale privacy boxen sind kostenlos und bereits in jedem Paket enthalten.

Wenn Sie eine normale Box in einen Datenraum umwandeln möchten, kostet dies 79,50 Euro zzgl. MwSt. / Monat je Datenraum. Die Lizenz für einen Datenraum müssen Sie dafür separat im Voraus in Ihrem idgard® Administrationsbereich (Menü / Administration / Buchung) kostenpflichtig hinzubuchen.

Der Nutzerkreis ist sowohl bei einer privacy box als auch in einem Datenraum mengenmäßig nicht begrenzt. Der idgard®-Datenraum ist damit im Vergleich zu anderen Angeboten sehr günstig.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass innerhalb einer normalen privacy box alle Nutzer Zugriff auf alle dort liegenden Dokumente haben! Das heißt, für verschiedene Nutzerkreise, die gegenseitig keinen Kontakt miteinander haben sollen (oder nur eine Teilmenge der Dokumente sehen sollen), müssen Sie jeweils eine eigene Box anlegen.

In idgard® können Sie auch sogenannte Datenräume einzurichten. Grundsätzlich kann jede privacy box in einen Datenraum umgewandelt werden und verfügt dann zusätzlich zu den normalen Funktionen jeder privacy box über folgende Funktionen, die die normalen privacy boxen nicht bieten:

Journal: Dokumentation aller Zugriffe, Downloads, Löschungen, etc. innerhalb des Datenraums.

Dynamisches Wasserzeichen: PDFs werden als Kopierschutz im Hintergrund mit dem Namen der herunterladenden Person, Datum und Uhrzeit des Downloads quer überdruckt.

View-only Dateien: PDFs nur im Browser ansehen, kein Speichern, Drucken oder Herunterladen möglich.

Alarmfunktion bei ungewöhnlichem Downloadverhalten: Benachrichtigung an Ersteller, wenn eine bestimmte Anzahl von Dokumenten in kurzer Zeit heruntergeladen werden. Beide Werte sind individuell einstellbar.

Sie bezahlen nur die Anzahl der Datenraumlizenzen die Sie buchen, die Anzahl der Nutzer innerhalb des Datenraums ist nicht begrenzt. Eine Datenraumlizenz kostet 79,50 Euro pro Monat zzgl. MwSt. Sie können die gewünschte Anzahl an Datenraum-Lizenzen selbständig in Ihrem Administrations-Bereich unter „Buchung” buchen. Es erfolgt eine tagegenaue Abrechnung der Nutzung.

Hinweis: Sie können jede privacy box in einen Datenraum umwandeln. Aber aufgrund der Zusatzfunktionen geht das nur in eine Richtung. Das heißt, wenn Sie die Datenraum-Box nicht mehr haben möchten, müssen Sie den gesamten Inhalt sichern und die gesamte Datenraum-Box löschen. Anschließend müssen Sie die Lizenz im Admin-Bereich wegbuchen, also die Anzahl reduzieren und die Änderungen speichern. Erst dann wird diese Lizenz nicht mehr berechnet.

Wenn ein Account „aktiv“ ist, ist er derzeitig in vollem Umfang, je nach Lizenztyp, nutzbar. Ein Account der „initiiert” oder „bereit zur Einladung“ ist, ist ein Account, bei dem einer Person schon ein Einladungslink zugesendet wurde. Damit muss der Empfänger nur noch die Einladung annehmen und anschließend wird der Account zu einem „aktiven“ Account. Bei diesem Status wird der Account dem Kontingent bereits als verbraucht zugerechnet. Ein „deaktivierter“ Account ist sinnvoll, wenn eine Übergabe des Accounts mit dem Erhalt aller Daten möglich sein soll. Der Account ist für den Mitarbeiter nicht mehr nutzbar und kann neu vergeben werden. Die Daten und Boxzugehörigkeiten bleiben alle erhalten. Die Lizenz kann neu vergeben werden. Ein „gelöschter“ Account ist im Gegensatz zu einem „deaktivierten“ Account nicht mehr mit den vorhandenen Daten übertragbar. Wird ein Account gelöscht, steht diese Lizenz dem Kontingent wieder zur Verfügung und kann neu vergeben werden.

Lesen Sie einen interessanten Artikel in unserem privacyblog zum Thema Status und Berechtigungen von Lizenzen.

Es gibt drei Arten von Lizenzen bei idgard®:

  • Administratorlizenz

Jede Volllizenz kann von einem Administrator die Administrationsrechte für diesen Account erhalten.

Im Self-Service Modus kann jeder Administrator weitere Voll- und Gastlizenzen sowie Datenräume hinzubuchen und sowohl Voll- als auch Gastlizenzen an Mitarbeiter und Gäste vergeben.

 

  • Volllizenz (einzeln: 7,50 € / Monat)

Ist eine Lizenz, die üblicherweise einem internen Mitarbeiter zugeordnet wird.

Ein Volllizenznutzer hat vollen idgard® Funktionsumfang: Boxen erstellen, Dokumente hoch- und herunterladen, Nachrichten schreiben, chatten (individuell einstellbar in jeder privacy box) und kann eigene privacy boxen anlegen sowie Gäste mit einer Gastlizenz einladen.

Ein Volllizenznutzer kann alle Clients nutzen und in Active Directory / LDAP integriert werden.

 

  • Gastlizenz (einzeln: 1,50 € / Monat)

Ist eine Lizenz, die üblicherweise externen Partner oder Kunden für sicheren Datenaustausch und eine bidirektionale Kommunikation zugeordnet wird.

Ein Gastlizenznutzer kann in den Boxen, zu welchen er eingeladen wurde, alle Funktionen ausüben (individuell einstellbares Rechtemanagement je Box).

Gastlizenznutzer können keine eigenen Boxen anlegen und selbst keine Gastlizenzen vergeben.

Gewisse Clients können von Gastlizenzen nur gegen eine zusätzliche monatliche Gebühr genutzt werden.

Gastlizenzen können nicht per LDAP/EMS zugewiesen werden.

 

Ohne feste Lizenzvergabe kann darüber hinaus ein sogenannter Leselink / Einmalzugriff auf eine Box gewährt werden. In diesem Fall können Dateien aus einer Box vom Empfänger nur heruntergeladen werden. Der Empfänger kann aber selbst keine Dokumente in die Box hochladen und auch nicht mit dem Absender kommunizieren. Der Lesezugriff ist nur eine sichere Übermittlung von Dokumenten in eine Richtung gedacht, aber nicht zur dauerhaften Kommunikation.

 

Lesen Sie auch einen interessanten Artikel in unserem privacyblog zu den verschiedenen Lizenztypen und wie Sie Lizenzen an Mitarbeiter und Gäste vergeben können.

 

Lizenzen Datenaustausch Mail Chat Kalender
Administratorrechte
Volllizenz
Gastlizenz

Ja, denn die idgard® Applikation ist so realisiert, dass alle Sessions völlig unabhängig voneinander sind. Diese können somit frei über viele Server verteilt werden, d.h. das System skaliert weitgehend linear mit der Zahl der Server. Der gleiche Mechanismus sorgt für eine hohe Verfügbarkeit, denn bei Ausfall eines oder mehrerer Server kann der Verkehr von beliebigen anderen Servern übernommen werden. Eine ähnlich skalierbare und hoch verfügbare Technologie wird zur Datenhaltung verwendet. Hier wird mit dem verteilten Dateisystem Hadoop gearbeitet, das fehlertolerant über viele Server skaliert. Diese Technologie ist bewährt. Googles Big Table basiert auf dem gleichen Ansatz.

Beim Upload von Dateien bis zu 5 GB (4 GB bei Internet Explorer) gibt es keine Probleme.

Bei dem Upload von sehr großen Dateien kann es zu dem Problem kommen, dass die Datei nicht vollständig auf den Server hochgeladen wird und somit unlesbar/unbrauchbar wird. Achten Sie bitte darauf die angegebene Dateigröße nicht zu überschreiten.  Haben Sie ein Premium Paket erworben, können Sie sich ein höheres Upload- Limit gegen eine Gebühr freischalten lassen. Bitte kontaktieren Sie dazu folgende Email-Adresse: business@idgard.de.

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