idgard Update

Mai 2019

Übersicht der neuen Funktionen in iDGARD:

  • Raumassistent
  • Lebensdauer für Dokumente
  • Abstimmungsfunktion
  • Papierkorb

Raumassistent

Sie können fortan einem Nutzer die Rolle „Raumassistent“ zuweisen. Dieser kann sich anschließend um die Organisation des Datenraumes kümmern und beispielsweise die Nutzer-Liste verwalten. Die Rolle „Raumassistent“ kann jedem Voll-Lizenz Nutzer zugewiesen werden.

Einstellung der Funktion „Raumassistent“

Für die Zuweisung der Rolle gehen Sie zum Administrationsbereich und klicken anschließend auf den Nutzer, dem Sie die Rolle zuweisen möchten.

Danach kommen Sie zum Bereich „Administratorberechtigungen“ unter welchem Sie mögliche Rollen vorfinden und den „Raumassistent“ auswählen können.

Wenn Sie als Raumassistent einen Datenraum erstellen möchten, gehen Sie in den Bereich Administration und klicken anschließend auf das Menü oben rechts.

Nun wählen Sie den Punkt „Raumverwaltung“ und können anschließend mit der Organisation des Datenraumes beginnen.

Beispielsweise kann nun der Box-Inhaber festgelegt und der Datenraum-Name und die Beschreibung eingegeben werden.

Außerdem können die Mitglieder ausgewählt, sowie deren Rechte eingegeben werden. Weiterhin kann der Raumassistent die Datenraumstruktur festlegen (hinzufügen, leere Ordner löschen) und die Mitgliederliste verwalten.

Wichtig: Der Raumassistent kann keine Datenrauminhalte wie z.B. Bilder, Chats oder Notizen sehen und auch seine eigenen Rechte nicht verwalten.

Lebensdauer für Dokumente

Das Feature „Lebensdauer für Dokumente“ veranlasst eine automatische Löschung von Box-Inhalten, wie Dokumente & Notizen (keine Ordner). Mit der Aktivierung dieser Funktion ermöglichen Sie daher allen Nutzern bei der Erstellung eines Datenraumes die Funktion Automatische Löschung für Dokumente / Nachrichten zu aktivieren.

Folgendes ist zu beachten: Ist die Funktion einmal im Datenraum aktiviert, kann sie nicht wieder deaktiviert werden. Haben Sie für den jeweiligen Datenraum auch den Papierkorb aktiviert, werden die Dateien nach Ablauf Ihrer Lebenszeit in den Papierkorb verschoben und nicht gelöscht.

Die von Ihnen ausgewählte Lebensdauer kann individuell pro Datenraum verkürzt, jedoch nicht erhöht werden.

Einstellung der Funktion „Lebensdauer für Dokumente“

Die Lebensdauer der Inhalte kann in den „Einstellungen der Box“ vorgenommen werden.

Weiter im Bereich „Datenraum“ kommen Sie zu dem Punkt „Begrenzung der Verfallsperiode des Box-Inhaltes“ unter welchem die Funktion aktiviert werden kann.

Anschließend erhalten Sie folgende Anzeige.

Nun können Sie eingeben, nach wie vielen Tagen der Inhalt gelöscht werden soll. Der Zeitraum kann ausschließlich in Tagen angegeben werden.

Wenn der Inhalt der Box das Löschdatum erreicht, wird er automatisch vom System gelöscht.

Abstimmungsfunktion

Ab sofort können Sie Umfragen innerhalb des idgard Datenraumes (zu bestimmten Dokumenten) durchführen.

Um eine Umfrage zu starten klicken Sie auf das Menü-Zeichen innerhalb des Datenraumes und anschließend auf den Menüpunkt „Umfrage“.

Durch Anklicken des Pluszeichens kann eine neue Umfrage gestartet werden.

Nun können Sie den Titel der Umfrage, das Fälligkeitsdatum sowie die Abstimmungsoptionen festlegen. Außerdem können Sie bestimmen welche Nutzer an der Umfrage teilnehmen sollen. Alle Teilnehmer werden anschließend per E-Mail darüber benachrichtigt, dass eine neue Umfrage im Datenraum angelegt wurde und können dann daran teilnehmen.

Die Anwendungsfälle sind vielfältig, da eine Abstimmung sowohl anonym, als auch mit Namen durchgeführt werden kann. Zusätzlich kann eine Einfach- oder Mehrfachauswahl ausgewählt werden. Nach Beendigung der Abstimmung kann ganz einfach ein Bericht als PDF heruntergeladen werden.

Papierkorb

Ab sofort steht Ihnen in idgard auch ein Papierkorb zur Verfügung.

Aktivierung des Papierkorbs 

Die Aktivierung des Papierkorbs können Sie im Administrationsbereich vornehmen.

Unter „Unternehmensweite Einstellungen“ finden Sie den Einstellungsbereich.

Im Bereich „Features“ können Sie nun festlegen ob ein Papierkorb innerhalb des Datenraumes zur Verfügung stehen soll.

Mit dem Häkchen aktivieren Sie das Papierkorb-Feature innerhalb des Datenraumes.

Dokumente im Papierkorb ablegen

Dokumente können fortan mit dem Befehl „In den Papierkorb verschieben“ im Papierkorb abgelegt werden.

Nur der Box / Datenraum Inhaber und Manager können den Papierkorb-Inhalt anschließend manuell verwalten (Dateien im Papierkorb ansehen, bearbeiten, wiederherstellen oder vollständig löschen). Wird der Papierkorb geleert, werden alle Objekte im Papierkorb effektiv aus dem Datenraum gelöscht.

Wichtig zu wissen: Wenn gleichzeitig das Feature „Lebensdauer für Dokumente“ aktiviert ist, gilt dies für alle normalen Elemente im Datenraum und daher nicht für den Papierkorb.

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